Pemilik usaha kerap mendapatkan masalah ketika berhubungan dengan pencarian karyawan. Tidak hanya sulit mendapatkan yang cocok dengan budaya perusahaan, kendala biaya juga sering jadi biang masalahnya. Untuk mengatasinya, outsourcing adalah pilihan yang paling masuk akal.
Bukan tanpa alasan, sistem tenaga kerja eksternal bahkan akan menggantikan program rekrutmen tenaga kerja honorer yang bakal pemerintah hapus pada tahun 2023 mendatang. Alasannya tidak lain karena sistem tenaga kerja eksternal sangat meringankan pemilik usaha. Memangnya, apa itu sistem kerja outsourcing? Berikut ini pengertian, kelebihan, kekurangan, serta contoh sistem outsourcing yang bisa Anda pelajari.
Pengertian Outsourcing
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, outsourcing atau alih daya adalah pengalihan pengerjaan urusan perusahaan oleh orang dari penyedia tenaga kerja. Dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, outsourcing adalah penyerahan sebagian pekerjaan kepada perusahaan lain atau sub-kon melalui dua mekanisme, yaitu penyedia jasa pekerja atau buruh dan perjanjian pemborongan pekerjaan.
Kebijakan outsourcing ini Presiden Megawati yang mengeluarkannya dengan tujuan untuk mengatur keberadaan perusahaan outsourcing di Indonesia secara legal. Dengan demikian, penyedia tenaga kerja outsourcing berbadan hukum wajib mematuhi peraturan tersebut sehingga hak-hak pekerja outsourcing dilindungi oleh undang-undang.
Penggunaan jasa tenaga kerja eksternal juga ada aturannya di dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003. Pada pasal 66 ayat 1, ada aturan bahwa pekerja dari perusahaan jasa pekerja (outsourcing) tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja untuk melaksanakan kegiatan inti atau yang berhubungan langsung dengan produksi, kecuali untuk kegiatan penunjang atau yang tidak berhubungan langsung dengan produksi.
Dengan kata lain, perusahaan pemberi kerja hanya bisa memanfaatkan karyawan outsourcing untuk kegiatan penunjang. Penjaga kebersihan dan keamanan adalah beberapa di antara banyak contoh pekerjaan tenaga kerja outsourcing.
Sejumlah aturan utama yang tertuang dalam UU No. 13 Tahun 2003 yang mengatur tenaga kerja eksternal memberikan sejumlah syarat tentang pekerjaan outsourcing, antara lain:
- Pekerjaan terpisah dari kegiatan utama bisnis;
- Berupa kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan;
- Pekerjaan berdasarkan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan;
- Tidak berkaitan dengan proses produksi secara langsung.
Sistem Perekrutan Karyawan Eksternal
Ada dua sistem kontrak dalam perekrutan karyawan, yaitu:
- Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)
- Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT)
Keduanya memiliki perbedaan mendasar dalam hal masa berlaku perjanjian kerja. PKWT bersifat terikat pada periode waktu tertentu layaknya perjanjian kerja untuk karyawan kontrak dan pekerja lepas. Sedangkan, PKWTT tidak memiliki masa berlaku seperti perjanjian kerja untuk karyawan tetap. Meski begitu, keduanya patuh pada aturan tenaga kerja eksternal yang mengatur pemberhentian kontrak karena adanya pelanggaran.
Tenaga eksternal bekerja di suatu perusahaan atau instansi. Namun, dalam hukum, posisi karyawan berada di bawah perusahaan lainnya (perusahaan outsourcing). Oleh karenanya, karyawan memiliki posisi yang lemah sehingga tidak memiliki hak tuntut terhadap perusahaan tempatnya bekerja.
Upah, hak perlindungan, dan jaminan kesejahteraan tenaga kerja eksternal dibebankan kepada perusahaan tenaga kerja eksternal, bukan perusahaan pemberi kerja. Karyawan eksternal juga tidak mendapat tunjangan dari perusahaan pemberi kerja, sehingga memberikan kesan bahwa sistem tenaga kerja eksternal tidak memiliki kejelasan status dan kepastian kesejahteraan karyawan.
Namun demikian, perusahaan pemberi kerja bisa memberikan kompensasi agar karyawan tetap termotivasi dalam bekerja. Dalam sistem tenaga kerja eksternal, kompensasi adalah hal yang bisa perusahaan berikan secara langsung. Hal ini akan memicu terciptanya lingkungan kerja yang lebih kompetitif.
Kompensasi dalam sistem tenaga kerja eksternal bisa berupa bonus bulanan, fasilitas parkir gratis, atau keuntungan-keuntungan sejenis yang tidak terkait dengan gaji bulanan mereka. Perusahaan pemberi kerja juga dapat memberikan penilaian karyawan bulanan yang baik agar penyedia tenaga kerja eksternal memberikan keuntungan lain untuk karyawan tersebut.
Kenapa Harus Pakai Outsourcing?
Penggunaan sistem tenaga kerja eksternal sangat menguntungkan bagi perusahaan, khususnya di bidang ketenagakerjaan. Perusahaan merasa untung saat memanfaatkan jasa outsourcing antara lain:
1. Beban rekrutmen berkurang
Proses rekrutmen karyawan terkadang butuh waktu yang panjang dan biaya yang tidak sedikit. Hal ini tentu sangat memberatkan, apalagi ketika perusahaan masih dalam tahap awal yang membutuhkan penyesuaian di berbagai sektor. Pemilik bisnis juga mau tidak mau harus meluangkan waktu untuk mencari karyawan sehingga pekerjaan utama mungkin bisa terbengkalai.
Nah, memanfaatkan perusahaan penyedia tenaga kerja akan menurunkan beban rekrutmen. Proses rekrutmen, khususnya di bidang yang tidak langsung berhubungan dengan produksi, dapat selesai dengan mudah. Tanggung jawab pemilihan karyawan baru ada di perusahaan penyedia tenaga kerja. Perusahaan pemberi kerja dapat langsung mempekerjakan karyawan yang telah lolos seleksi sebelumnya.
2. Biaya training lebih rendah
Karyawan baru biasanya membutuhkan masa pelatihan untuk bisa melakukan tugas-tugasnya secara baik dan benar. Kegiatan training ini tentu butuh waktu dan biaya operasional. Bahkan, untuk skala perusahaan dengan jumlah karyawan 1.000 orang, butuh setidaknya Rp8-23 juta untuk biaya training.
Sistem tenaga kerja eksternal secara efektif memangkas hal tersebut. Perusahaan outsource umumnya memiliki database karyawan berkemampuan spesifik yang diperlukan oleh perusahaan. Penyedia tenaga kerja di bidang kebersihan bahkan tidak hanya mempersiapkan keahlian karyawan, tetapi juga terkadang menyediakan peralatan yang dibutuhkan untuk bersih-bersih.
Hal ini tentu membantu perusahaan menurunkan bujet untuk karyawan. Bujet training karyawan pun dapat perusahaan manfaatkan ke pos bujet lain yang lebih penting sehingga modal perusahaan dapat terpakai secara efektif, mengingat pengaturan bujet adalah salah satu faktor yang mendukung berkembangnya suatu usaha.
3. Lebih Fokus ke Inti Bisnis
Proses rekrutmen tenaga eksternal dilakukan sepenuhnya oleh perusahaan outsource. Pemilik bisnis juga tidak perlu lagi mengadakan training untuk karyawan baru. Dengan berkurangnya beban rekrutmen, pemilik bisnis bisa lebih fokus mengerjakan pekerjaan yang berhubungan dengan pengembangan bisnis, seperti menentukan bujeting.
Salah satu bagian dalam penentuan bujeting adalah biaya produksi yang berasal dari perhitungan berbagai faktor, mulai bahan baku hingga upah karyawan. Tenaga kerja eksternal meminimalisir biaya training karyawan yang memungkinkan perusahaan untuk menekan biaya produksi. Dengan begitu, perusahaan dapat mengatur ulang harga jual produk sehingga bisa lebih bersaing di pasar.
Baca Juga: Resume adalah: Pengertian, Tips Membuat, dan Contohnya
Apa Kekurangan Outsourcing?
Outsourcing adalah sistem yang tidak luput juga dari kekurangan. Mungkin Anda sering mendengar bahwa sistem tenaga kerja eksternal merugikan bagi karyawan. Sejumlah kalangan buruh bahkan tergerak untuk melakukan aksi demo menuntut penghapusan sistem outsourcing. Faktanya, kekurangan sistem tenaga kerja eksternal juga terjadi pada perusahaan. Berikut ini adalah sejumlah kekurangan outsourcing yang mungkin belum Anda ketahui sebelumnya.
1. Informasi rentan bocor
Setiap perusahaan pasti memiliki rahasia yang menjadi kunci kesuksesan produk. Perusahaan biasanya menjaga agar rahasia ini tidak bocor ke pesaing bisnis lainnya, bahkan dengan membuat perjanjian dengan para karyawan. Ketika tenaga eksternal dibutuhkan di kegiatan-kegiatan utama bisnis, maka ada risiko besar rahasia perusahaan akan bocor.
Tidak adanya keterkaitan antara pekerja outsource dengan pemberi kerja membuat ketiadaan rasa kepemilikan di perusaahaan yang terlibat. Rahasia dapur bisa saja mereka bocorkan tidak hanya untuk pihak luar, tetapi juga kompetitor. Agar hal ini tidak terjadi, sangat disarankan untuk tidak menempatkan tenaga eksternal di area-area krusial.
2. Jenjang karier tidak ada
Inilah yang menyebabkan sebagian kalangan buruh menolak sistem tenaga kerja eksternal. Sistem outsourcing tidak menjamin jenjang karier karyawan outsource, sebaik dan sekeras apa pun mereka bekerja di posisi tersebut. Tidak heran bila tenaga kerja eksternal umumnya menekuni pekerjaan yang sama sampai kapan pun, bahkan hingga usia pensiun.
Biasanya, karyawan eksternal mengatasi masalah ini dengan meminta kompensasi kepada perusahaan outsourcing yang membawanya. Kompensasi ini dapat berupa asuransi kesehatan atau BPJS Ketenagakerjaan sehingga kehidupan di hari tua dapat terjamin.
3. Kontrak hanya dalam kurun waktu tertentu
Pada umumnya, tenaga kerja eksternal mendapat kontrak kerja dalam kurun waktu yang singkat. Tidak jarang perusahaan memperbarui kontrak lebih sering untuk kembali memakai jasa karyawan outsource tersebut. Kontrak tenaga kerja eksternal biasanya sekitar 1-2 tahun, relatif cukup pendek sehingga butuh pembaruan kontrak hampir setahun sekali.
Baca Juga: Entrepreneur adalah: Pengertian, Jenis, dan Ciri Kesuksesan
Jenis-Jenis Outsourcing
Melihat kelebihan sistem tenaga kerja eksternal tentu memperkuat keinginan pemilik bisnis untuk menerapkannya dalam mencari tenaga kerja bagi perusahaannya. Pemilik bisnis biasanya akan langsung bekerja sama dengan perusahaan tenaga kerja eksternal untuk mencari tenaga kerja ahli sesuai dengan perjanjian kerja yang mencakup hak dan kewajiban untuk masing-masing pihak.
Outsourcing sendiri terbagi menjadi beberapa jenis, tergantung dari pekerjaan yang mereka lakukan. Masing-masing pekerjaan diatur berdasarkan tujuan, alasan, dan kebutuhan perusahaan. Berikut ini beberapa jenis outsourcing berdasarkan area pekerjaannya.
1. Professional outsourcing
Jenis outsourcing yang paling sering dilakukan adalah professional outsourcing. Outsourcing jenis ini memerlukan tenaga ahli profesional di berbagai bidang, misalnya legal, akuntan, pekerjaan administratif, hingga purchasing.
Pemanfaatan professional outsourcing untuk mengerjakan tugas administratif seperti ini cukup menguntungkan. Ketika ingin mengatur urusan keuangan perusahaan, misalnya, Anda dapat memanfaatkan jasa biro akuntansi untuk melakukannya. Meski bukan menggunakan jasa agensi outsourcing, praktik ini masih tergolong professional outsourcing karena pekerjaan dikerjakan oleh pihak lain yang bukan bagian dari perusahaan pemberi kerja.
2. Project outsourcing
Project outsourcing adalah sistem outsourcing yang dibatasi oleh satu proyek saja. Pengerjaan proyek seperti pembuatan desain website, penulisan e-book, hingga mengelola kampanye pemasaran dilakukan oleh karyawan dari perusahaan penyedia jasa. Penggunaan sistem ini dianggap lebih efisien dan ekonomis karena perusahaan tidak perlu merekrut karyawan-karyawan yang terlibat dalam satu proyek, apalagi ketika proyek tersebut hanya butuh dilakukan satu kali dalam setahun.
Misalnya, perusahaan Anda sedang butuh desain website baru. Anda tidak perlu merekrut desainer grafis untuk membuat ilustrasi gambar, desainer web untuk membangun website, serta copywriter untuk mengerjakan konten tulisannya. Semua ini dapat Anda serahkan ke penyedia jasa outsourcing hanya dalam satu harga proyek yang tentu lebih efisien dan efektif.
Selain agensi outsourcing, project-based outsourcing juga kerap dikerjakan oleh pekerja lepas atau freelancer. Keuntungan bekerja dengan freelancer adalah, selain lebih murah jasa per proyeknya, perusahaan dapat berkomunikasi secara langsung dan menginformasikan apa yang diinginkan. Dengan demikian, proyek dapat dikerjakan secara tepat dan sesuai keinginan.
Kekurangannya, kadang freelancer butuh waktu sedikit lebih lama untuk mengerjakan satu proyek karena harus bekerja sendirian dan mungkin dikerjakan di sela-sela pekerjaan utama mereka.
3. IT outsourcing
Di era digital seperti saat ini, perusahaan membutuhkan banyak penyesuaian agar dapat beradaptasi dengan iklim bisnis yang sedang tren. Hal ini yang kemudian dimanfaatkan oleh penyedia jasa IT outsourcing yang fokus mengerjakan sumber daya IT eksternal sesuai dengan kebutuhan perusahaan. IT outsourcing mencakup beberapa layanan utama, mulai dari pengembangan aplikasi/perangkat lunak, pengembangan website dan hosting, infrastruktur IT, pengembangan database, hingga technical support.
Perkembangan tren teknologi yang terus berubah dalam kurun waktu cenderung cepat membuat kebutuhan akan IT support lebih krusial. Pemanfaatan jasa IT outsourcing dianggap lebih menguntungkan karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya pelatihan materi teknologi baru untuk karyawan outsourcing. Tanggung jawab itu hanya perlu dilakukan oleh vendor atau penyedia jasa.
4. Manufacturing outsourcing
Manufacturing outsourcing adalah sistem outsource yang memanfaatkan sejumlah perusahaan untuk mengerjakan produksi sesuai dengan permintaan perusahaan pemberi kerja. Perusahaan pemberi kerja menyewa perusahaan yang dapat memproduksi produk permintaan, Biasanya, proses produksi dari manufacturing outsourcing berharga lebih ekonomis.
Mungkin Anda pernah tahu produsen-produsen pakaian yang memanfaatkan penjahit lokal untuk mengerjakan produksi pakaian mereka. Kurang lebih hal tersebut masih tergolong sebagai manufacturing outsourcing karena memanfaatkan perusahaan lain, dalam hal ini para penjahit lokal, untuk mengerjakan produksi pakaian yang mereka buat.
Dalam skala internasional, manufacturing outsourcing juga digunakan oleh merek-merek pakaian olahraga seperti Nike dan Adidas untuk memproduksi produk mereka. Biasanya, perusahaan induk akan memberikan sample kepada perusahaan penyedia jasa untuk kemudian dibuat ulang dengan kualitas yang sama. Tidak heran bila kemudian Anda menemukan produk yang sama persis namun tertulis ‘Buatan Indonesia’ atau “Made in Vietnam” pada label produk tersebut.
Baca Juga: Benarkah Supervisor adalah Posisi Penting dalam Bisnis? Ini Penjelasannya
Contoh Outsourcing
Outsourcing yang diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaaan di Indonesia umumnya merupakan pekerjaan-pekerjaan yang terbatas pada pekerjaan teknis. Contoh outsourcing yang paling sering ditemukan antara lain:
- Petugas kebersihan, meliputi petugas kebersihan lingkungan perusahaan;
- Petugas keamanan, misalnya satpam;
- Penyedia makanan atau katering, yang menyediakan makan siang untuk pekerja kantoran;
- Petugas call center atau customer service, yang berhubungan langsung dengan pelanggan;
- Kurir;
- Pengemudi;
- Buruh harian atau pekerja manufaktur lepas;
- Petugas manajemen fasilitas seperti tukang pipa atau tukang kabel.
Berbicara tentang contoh sistem tenaga kerja eksternal, di luar negeri justru punya banyak jenis. Hal ini karena perusahaan lebih fokus dengan pekerja berkeahlian khusus yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan.
Google dan Facebook, misalnya, sebagai perusahaan IT besar di dunia, pernah memanfaatkan jasa IT eksternal secara remote working atau pekerjaan jarak jauh untuk mendukung pengembangan aplikasi dan perangkat lunak mereka. Bahkan sebagian dari pekerja lepas yang mereka pakai sempat direkrut menjadi pekerja tetap di perusahaan-perusahaan tersebut.
Berkat adanya outsourcing, berbagai pekerjaan selama menjalankan usaha pun bisa terselesaikan dengan baik. Tentunya Anda perlu merekrut SDM yang berkualitas agar operasional usaha bisa lancar, ya. Sama seperti GoBiz sebagai aplikasi UMKM yang bisa bikin kegiatan usaha sama lancarnya.
GoBiz memungkinkan UMKM untuk lebih mudah melakukan kegiatan operasional usaha sehingga Anda dapat lebih fokus ke hal-hal yang berkaitan langsung dengan produksi. GoBiz memilliki tiga layanan utama yang berkaitan langsung dengan pengembangan operasional usaha, mulai dari layanan pesan antar menggunakan GoFood, layanan pembayaran dengan GoPay, serta layanan pengelolaan usaha dari GoKasir.
Ketiganya bersinergi satu sama lain untuk mendukung operasional UMKM agar lebih mudah dan efisien. Yuk, gabung dengan GoBiz dan dapatkan layanan-layanan pendukung UMKM sekarang juga!
