Tips melakukan stock opname yang efektif dalam bisnis restoran
Berikut beberapa tips agar kegiatan stock opname yang dapat Anda lakukan agar bisnis restoran dapat berjalan dengan lancar dan efektif.
1. Tentukan Waktu yang Tepat
Stock opname biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama, yaitu sekitar 2 sampai dengan 5 jam untuk melakukan stock opname inventaris dalam sebuah bisnis.
Pilihlah waktu yang tepat untuk melakukannya, karena semakin besar jumlah inventaris yang ada, maka semakin lama pula waktu yang akan Anda butuhkan.
Pada umumnya, stock opname dilakukan saat suatu bisnis restoran sedang tidak beroperasi, misalnya pada pagi hari sebelum restoran buka, atau malam hari setelah restoran tutup.
Jika sebuah bisnis restoran memiliki hari libur teratur, misalnya 1 minggu sekali, maka stock opname lebih baik dilakukan saat hari libur restoran.
Jangan melakukan stock opname pada jam operasional restoran. Selain akan berpotensi mengganggu keberlangsungan operasional, kesalahan perhitungan persediaan/ barang inventaris juga sangat rentan terjadi.
2. Lakukan Stock Opname secara Rutin
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan stock opname adalah jadwal kegiatan stock opname tersebut.
Stock opname sangat perlu untuk dijadwalkan, lalu dilakukan secara berkala dan rutin.
Sebagian pemilik bisnis mengadakan stock opname setiap setahun sekali atau bahkan ada yang mengadakannya 4 bulan sekali.
Dengan menjadwalkan stock opname secara rutin, Anda akan lebih mudah untuk menghindari kemungkinan terjadinya kerugian atau selisih barang.
3. Kelompokkan Persediaan yang Anda Analisa
Lakukan pengelompokkan persediaan di gudang berdasarkan kategori dari produk itu sendiri.
Salah satu strateginya, Anda dapat mengatur barang yang pertama masuk diletakkan pada posisi yang lebih mudah diambil
Pengelompokkan persediaan barang dengan prinsip ini sering dikenal dengan sebutan First In First Out atau FIFO, atau bisa juga pengelompokkan produk diletakkan berdasarkan yang paling laris.
Keuntungan dari pengelompokkan ini adalah untuk menghindari terjadinya kerusakan persediaan, sekaligus mempermudah proses stock opname.
4. Lakukan Pembagian Tugas, Gunakan Daftar Nama Persediaan
Lakukan pembagian tugas stock opname kepada karyawan dalam beberapa kelompok untuk melakukan penghitungan persediaan. Misalnya, bagi kedalam beberapa kelompok karyawan, lalu lakukan perhitungan ke beberapa lokasi yang berbeda.
Untuk menghindari penulisan nama yang keliru, berilah daftar nama inventaris kepada karyawan yang bertugas melakukan pencatatan. Anda dapat meminta karyawan untuk bertanya terlebih dahulu jika ada barang yang tidak mereka kenali, agar tidak salah dalam melakukan pencatatan.
Anda juga dapat memberikan form pengisian stock opname kepada karyawan yang bertugas untuk mencatat, agar tidak tidak keliru dan lebih rapi dalam melakukan pencatatan. Penggunaan daftar nama persediaan juga dapat menghindari potensi kesalahan input data persediaan double.
5. Lakukan Stock Opname secara Teliti
Jangan hanya mengestimasi, pastikan Anda telah melakukan perhitungan fisik terhadap seluruh persediaan gudang yang ada.
Jika barang-barang tersebut berada didalam kardus, cek satu per satu kardus tersebut, baik dari merk, kualitas, maupun kuantitasnya. Pastikan agar seluruh persediaan sesuai dengan kondisi dan kuantitas yang seharusnya.
6. Lakukan Penginputan Hasil Stock Opname ke Komputer
Sistem komputerisasi akan sangat membantu dalam menjaga data-data penting agar tidak hilang. Dengan mengetahui jumlah fisik barang yang sebenarnya, Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang inventaris yang harus diganti, baik karena hilang, pecah, maupun rusak.
Biasakan untuk selalu melakukan penginputan data persediaan ke komputer. Hal ini sangat berguna dalam administrasi, meskipun misalnya sistem yang ada di bisnis Anda masih sangat tradisional.
7. Menggunakan POS System
Cara praktis lainnya untuk memudahkan perhitungan persediaan barang, dapat juga dilakukan dengan bantuan POS System. Jika Anda menggunakan sebuah POS System, proses stock opname akan terasa lebih efektif dan praktis.
