Sebagai pemilik usaha, apakah Anda sudah sering mendengar istilah purchase order (PO)? Purchase order sering digunakan suatu usaha untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan.
Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses usaha Anda tentu akan menjadi lebih kompleks. Mungkin dulu Anda bisa memesan material atau barang dari supplier melalui telepon atau email.
Tapi ketika usaha sudah tumbuh semakin besar, tidak mungkin lagi bagi Anda untuk memesan material melalui telepon. Saat penyuplaian menjadi semakin rumit dan sulit dikelola, di sinilah purchase order menjadi sangat bermanfaat.
Mengenal purchase order
Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh Anda sebagai pihak pelanggan untuk menunjukkan barang apa saja yang ingin dibeli dari supplier. Dokumen ini juga sekaligus menjadi bukti kontrak jual beli antara penjual dan pelanggan.
Di dalamnya terdapat informasi perusahaan yang terlibat dan tanggal pesanan, serta detail barang apa saja yang diinginkan dari supplier, termasuk nama produk, jumlah barang, nama produsen, dan harga. Menariknya, Anda bisa mematok sendiri harga barang yang diinginkan dari supplier.
Saat purchase order selesai dibuat dan dikirimkan ke penjual, penjual melihat daftar tersebut dan memutuskan apakah akan menerima kontrak jual beli barang dari Anda atau tidak.
Jika purchase order Anda diterima, itu berarti penjual setuju untuk menjual barang kepada Anda dengan harga yang Anda tentukan. Penjual kemudian mengirim barang tersebut dan memberikan invoice kepada Anda. Saat barang sudah datang dan invoice sudah diterima, bandingkan purchase order, barang yang datang, dan invoice, untuk memastikan semuanya sudah sesuai.
Beda purchase order dengan invoice
Dari penjelasan di atas, Anda mungkin sudah mendapat gambaran apa beda purchase order dan invoice. Purchase order adalah dokumen permintaan penjualan barang dari Anda sebagai pelanggan kepada penjual dengan harga yang sudah Anda tentukan.
Sedangkan invoice, adalah tagihan pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada Anda sebagai pelanggan. Meski di dalam purchase order dan invoice terdapat beberapa kemiripan detail (jumlah barang dan harga) namun fungsi keduanya jelas berbeda.
Fungsi purchase order
Anda mungkin bertanya, mengapa harus menggunakan purchase order “hanya” untuk melakukan pemesanan barang. Bukankah hal tersebut bisa dilakukan melalui telepon atau email?
Bukankah hal tersebut bisa dilakukan oleh salah satu perwakilan kantor, untuk menghubungi penjual dan melakukan pembelian barang kebutuhan kantor? Hal tersebut memang bisa Anda lakukan. Tapi bagaimana dengan jaminan keamanan, kesesuaian pesanan, dan bukti transaksi?
Bisa saja orang yang Anda percaya untuk melakukan pembelian, tidak melakukannya sesuai dengan yang Anda perintahkan. Bisa saja ia mematok harga yang lebih tinggi untuk keuntungan pribadi. Bisa jadi penjual tidak memberikan barang sesuai dengan yang Anda inginkan.
Bisa jadi ada masalah muncul di kemudian hari terkait transaksi jual beli Anda, sedangkan tidak ada satu dokumen resmi pun yang bisa menjadi bukti untuk mendukung argumen Anda. Bagaimana Anda akan mengatasi semua ini?
Itulah mengapa purchase order sangat disarankan untuk digunakan perusahaan ketika ingin melakukan pembelian barang atau material lain kepada pihak penjual.
Purchase order bisa menjadi dokumen resmi yang bisa membuktikan jika saja penjual tidak mengirimkan barang sesuai dengan yang tertera di dalamnya. Purchase order bisa menjadi bukti jika saja invoice tidak sesuai dengan harga yang Anda inginkan.
Yang lebih penting lagi, purchase order bisa menjadi bukti penting saat ada penipuan terjadi.
Informasi yang harus dicantumkan dalam purchase order
Supaya Anda bisa mendapatkan barang sesuai dengan yang diinginkan, termasuk detail terkecil seperti nama produsen dan mereknya, Anda harus mencantumkan informasi lengkap di dalam purchase order. Jika Anda belum pernah membuat purchase order sama sekali, berikut hal-hal yang harus ada di dalamnya:
- Nama perusahaan
- Nama pemesan
- Alamat pengiriman
- Tanggal pengiriman
- Alamat penagihan
- Alamat email
- Nomor telepon
- Nama produk atau barang
- Jumlah barang yang diinginkan
- Harga barang yang diinginkan (Anda bisa menentukan sendiri harga untuk setiap barang yang diinginkan dari penjual)
- Metode pembayaran yang diharapkan
- Cara pengiriman barang dari pihak penjual ke pelanggan
- Nomor pesanan
- Syarat dan ketentuan transaksi
Ada baiknya jika Anda membuat purchase order perusahaan sedetail mungkin. Termasuk cara pengiriman barang, metode pembayaran, dan syarat ketentuan lain dalam transaksi tersebut. Dengan demikian, risiko terjadinya kesalahan dalam proses transaksi akan sangat minim.
Anda juga bisa melapor kepada pihak pelanggan jika ada kontrak transaksi dalam purchase order tidak sesuai dengan yang sudah tercantum. Tidak perlu lagi khawatir jika timbul masalah karena Anda sudah punya bukti kuat berupa dokumen yang bisa menguatkan argumen.
3 Manfaat purchase order
Setiap dokumen yang dibuat oleh perusahaan untuk berbagai tujuan tentu memiliki manfaatnya masing-masing. Begitu juga dengan purchase order. Dokumen ini memiliki manfaat sebagai berikut:
1. Menentukan budget sendiri
Sebagai pemilik usaha, Anda tentu paham bagaimana sulitnya mengatur keuangan perusahaan agar selalu menghasilkan untung. Antara pengeluaran dan pendapatan harus lebih tinggi pendapatan agar perusahaan tidak bangkrut.
Oleh sebab itu, pengeluaran sekecil apapun, termasuk pembelian material untuk operasional perusahaan, harus dipikirkan dengan baik. Anda harus menemukan pilihan terbaik ketika melakukan pembelian barang.
Di sinilah manfaat purchase order sangat terlihat. Saat orang lain harus membayar barang sesuai dengan harga yang sudah dipatok oleh penjual, dengan purchase order Anda bisa menentukan sendiri harga barang tersebut. Dengan begitu, akan lebih mudah mengatur pengeluaran sesuai dengan pengelolaan keuangan yang sudah ditentukan.
Tapi, perlu diketahui bahwa Anda tidak bisa mematok harga barang serendah mungkin untuk meminimalkan pengeluaran. Perlu dilakukan survei harga barang untuk tahu berapa kisarannya di pasaran. Jangan sampai, Anda mematok harga terlalu rendah. Selain merugikan penjual, Anda mungkin akan kesulitan mendapatkan penjual yang mau menyetujui purchase order Anda.
2. Mengamankan ketersediaan barang
Banyak barang kebutuhan perusahaan yang stoknya cepat habis di pasaran. Terlebih jika barang yang diinginkan termasuk langka atau susah didapat. Sedangkan permintaan akan barang tersebut sangat tinggi.
Hal ini biasanya berlaku untuk barang yang sangat spesifik, misalnya komputer merek X yang keluar tahun 2019 dengan spesifikasi tertentu. Akan sulit untuk mendapatkannya jika Anda tidak memesannya pada saat stok barang tersebut ada.
Namun bagaimana jika saat stok barang ada, tapi Anda tidak memiliki cukup biaya untuk mendapatkannya? Apakah Anda akan membiarkannya begitu saja? Atau mungkin menggunakan anggaran lain untuk memesannya? Tentu saja tidak.
Anda bisa menggunakan purchase order di mana Anda bisa memesan barang tersebut pada saat itu juga dan melakukan pembayaran saat barang sudah dikirim atau invoice sudah datang. Artinya, Anda bisa menyiapkan biaya terlebih dulu, setelah mendapatkan barang tersebut karena sudah memesannya.
3. Menghindari kesalahan atau penipuan
Melakukan pembelian secara langsung kepada penjual memang lebih simpel jika dibandingkan harus membuat purchase order terlebih dahulu. Namun, tidak ada yang bisa menjamin keamanan prosedur transaksi yang Anda lakukan.
Bagaimana jika proses transaksi tidak sesuai SOP? Bagaimana jika penjual melakukan tindak penipuan kepada Anda? Tidak ada dokumen resmi yang bisa menjadi bukti saat masalah terjadi karena hanya penjual dan pembeli pribadi yang tahu proses transaksi yang dilakukan.
Oleh sebab itu, purchase order dibutuhkan sebagai dokumen resmi yang mengamankan proses transaksi Anda. Ketika penjual tidak memberikan barang dengan spesifikasi atau detail sesuai dengan yang diinginkan, Anda bisa menuntutnya dengan bukti purchase order. Saat invoice yang dikirimkan tidak sesuai dengan yang diinginkan, Anda bisa menjadikan purchase order sebagai dokumen pembanding.
Bayangkan jika Anda melakukan pembelian melalui email atau telepon, kemudian ada masalah yang terjadi. Tidak ada yang bisa membuktikan bahwa hal tersebut adalah sebuah kesalahan. Percakapan telepon mungkin saja tidak terekam dan pembicaraan melalui email tidak sekuat purchase order untuk membuktikan kesalahan.
6 Hal yang perlu diperhatikan saat membuat purchase order
Supaya pesanan Anda sesuai dengan yang diinginkan, pastikan mencantumkan atau melakukan hal-hal di bawah ini saat membuat purchase order:
- Memasukkan detail informasi perusahaan dengan jelas di dalam purchase order. Pastikan sebagai pelanggan Anda memudahkan penjual mengidentifikasi informasi perusahaan.
- Memberikan detail lengkap informasi pesanan barang yang diinginkan, termasuk merek barang, nama, jumlah, produsen pembuat, supplier, dan sebagainya. Buat bagian ini sespesifik mungkin agar Anda mendapatkan barang sesuai dengan yang diinginkan
- Menyebutkan media sebagai tempat iklan produk yang ditawarkan (jika memang perlu)
- Menyebutkan jumlah dan bentuk pesanan dengan detail. Bila memang diperlukan, buat daftar dalam tabel tentang pemesanan barang agar memudahkan penjual menemukan barang yang sesuai dengan keinginan Anda
- Menyebutkan dengan jelas dan detail cara pengiriman barang, waktu kirim, metode pembayaran, dan proses pengiriman yang diharapkan. Anda juga bisa menyebut salah satu penyedia jasa layanan barang yang memang sudah menjadi kepercayaan perusahaan
- Mencantumkan nomor purchase order untuk memudahkan penelusuran apabila terjadi masalah atau kekeliruan di kemudian hari saat barang sudah dikirimkan
Di era yang serba digital seperti sekarang ini, Anda bahkan bisa memilih model purchase order yang akan dibuat. Apakah model manual dengan menggunakan kertas, atau model digital dengan fitur yang lebih lengkap.
Jika Anda memilih model manual, maka Anda harus menyimpan banyak informasi terkait purchase order seperti rekuisisi, penawaran, faktur, goods received note, dan yang lainnya. Risiko Anda untuk kehilangan dokumen purchase order manual juga lebih tinggi. Terlebih kertas mudah rusak atau terselip.
Tapi jika Anda menggunakan purchase order model digital, ada banyak fitur yang bisa memudahkan proses pembuatan PO dan pemesanan barang.
Purchase order digital mampu melakukan pembelian otomatis yang memungkinkan Anda membuat blanket order, request for quotation, persetujuan pembelian, dan dokumen penting lainnya. Anda juga lebih mudah melacak purchase order yang dibuat secara digital karena semua tersimpan di dalam sistem.
Tak hanya pembelian digital, Anda bahkan bisa melakukan pembayaran secara lebih mudah di zaman yang serba canggih ini. Coba fitur GoBiz yang menawarkan aplikasi untuk mengelola bisnis yang lebih memudahkan Anda menerima dan melakukan perhitungan pembayaran.
Dengan GoBiz usaha lebih mudah dan proses pembayaran lebih cepat. GoBiz membantu Anda menjalankan usaha dengan lebih mudah dan lebih nyaman.
Dengan GoBiz bisnis jadi lebih mudah dan proses pembayaran lebih cepat. GoBiz membantu Anda menjalankan usaha dengan lebih mudah dan lebih nyaman.
