Sudahkah Anda tahu pengertian kas kecil? Kas dapat diartikan sebagai aset keuangan yang siap untuk digunakan demi kegiatan operasional suatu bisnis. Setiap perusahaan membutuhkan cadangan kas supaya bisnis bisa terus berjalan. Kas yang dimiliki suatu perusahaan umumnya terdiri dari kas besar dan kas kecil. Nah, perbedaan kas besar dan kas kecil ada pada besaran angkanya.
Kas besar biasa disebut juga sebagai cash on hand yang dapat digunakan untuk pengeluaran dalam nominal besar, seperti akuisisi, sewa gedung, dan lain-lain. Lantas, bagaimana dengan pengertian kas kecil serta tahapan dan metode penyusunannya? Dapatkan pembahasan selengkapnya di sini!
Lalu, Apa Pengertian Kas Kecil?
Kas kecil adalah dana yang perusahaan sediakan untuk keperluan pengeluaran dalam jumlah kecil atau pengeluaran insidental. Contohnya antara lain konsumsi rapat, reimburse bagi karyawan, dan membayar alat tulis kantor. Pencatatan untuk kas kecil atau petty cash dilakukan dalam buku kas kecil yang terpisah dari buku besar.
Baca juga: Contoh Buku Kas Bisnis dan Manfaatnya
Mengapa Bisnis Perlu Memiliki Kas Kecil?
Setiap perusahaan perlu menyiapkan kas kecil untuk dapat memenuhi keperluan sehari-hari, sebab tidak semua transaksi bisnis jumlahnya besar. Dengan mengatur jumlah kas kecil, perusahaan mengurangi risiko kesalahan alokasi pembayaran, misalnya mengeluarkan biaya besar untuk transaksi kecil, atau sebaliknya. Pembuatan laporan keuangan pun nantinya jadi lebih mudah karena setiap pembayaran kas besar dimasukkan dalam buku besar, sementara kas kecil dicatat dalam buku kas kecil.
Kas kecil juga bermanfaat untuk membantu Anda mengambil keputusan yang bersifat mendadak dalam bisnis. Dengan begitu, Anda tidak akan kelabakan ketika tiba-tiba memerlukan uang untuk mentraktir klien, menanggung pembelian alat tulis saat sudah habis atau rusak, dan keperluan mendadak lainnya.
Apa lagi manfaat kas kecil lainnya? Keberadaan kas kecil juga dapat membantu mengurangi risiko karyawan merogoh dana dari kantongnya sendiri karena sudah tersedia kas milik perusahaan langsung. Hal ini berlaku pada berbagai level karyawan, baik manajer maupun staf. Pasalnya, kadang-kadang karyawan terpaksa menggunakan dana pribadi bukan karena memang berdasarkan kebijakan perusahaan, tapi sebagai akibat dari tidak adanya cadangan kas kecil yang tersedia.
Perlengkapan Administrasi yang Harus Disiapkan dalam Mengelola Kas Kecil
Agar pengelolaan kas kecil bisa berjalan lancar serta efisien, Anda membutuhkan sejumlah perlengkapan administrasi. Beda perusahaan, kemungkinan detail perlengkapan yang dibutuhkan akan berbeda pula. Namun, umumnya, perlengkapan administrasi yang perlu disiapkan dalam mengelola kas kecil adalah seperti berikut ini:
- Buku kas kecil
- Formulir pengajuan pengeluaran kas kecil
- Formulir pengajuan pengisian kembali kas kecil
- Bukti pengeluaran kas kecil
- Bukti kas keluar atau bukti pemasukan kas kecil
- Cek
- Alat tulis dan alat hitung
Tahapan Pengelolaan Dana Kas Kecil
Setelah mengetahui pengertian kas kecil dan manfaatnya, Anda dapat menelusuri bagaimana cara mengelola dana kas kecil sebagai berikut.
1. Menentukan saldo
Tahap pertama dalam mengelola kas kecil adalah menentukan batasan saldo, yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Penentuan angka untuk saldo kas kecil bergantung pada metode penyusunan kas kecil, yaitu metode tetap atau fluktuatif.
Secara sederhana, metode tetap berarti kas kecil sudah ditetapkan perusahaan dari awal periode dan akan diisi lagi di periode berikutnya. Kalau menggunakan metode fluktuatif, saldonya bisa berubah-ubah sesuai kebutuhan saat itu.
2. Menunjuk pengelola dana kas kecil
Biasanya, ada satu karyawan yang mengontrol arus kas kecil. Karyawan ini kadang dikenal sebagai kasir kas kecil. Dalam bahasa Inggris, karyawan tersebut dapat disebut sebagai petty cash custodian. Tugasnya melakukan pengendalian terhadap masuk dan keluarnya kas kecil, termasuk pencatatan setiap transaksi. Jika tugas tersebut dipegang oleh satu orang, diharapkan kontrol terhadap dana kas kecil menjadi lebih mudah.
Apa saja kriteria menunjuk kasir kas kecil? Persyaratan yang perlu diperlukan posisi ini antara lain adalah pemahaman akan dasar-dasar akuntansi, pajak, dan kemampuan mengoperasikan software pengelolaan dana seperti Microsoft Excel atau perangkat keuangan lainnya.
Pasalnya, perkembangan teknologi berarti dunia akuntansi juga difasilitasi dengan kemudahan melalui kehadiran sistem semacam enterprise resource planning (ERP) dan point of sale (POS). Orang yang ditunjuk sebagai kasir kas kecil juga perlu teliti karena harus bisa menghitung serta mencatat arus kas secara fisik, sekaligus memeriksa bukti pembayarannya.
Baca juga: 5 Kriteria Aplikasi Pencatatan Keuangan Usaha Terbaik
3. Mengisi saldo kas kecil
Pengisian saldo kas kecil dapat dilakukan setelah financial controller menyetujuinya. Ketika sudah diperintahkan, kasir kas kecil akan menarik dana dari bank. Jika menggunakan metode tetap, besaran dana yang diambil harus sesuai dengan jumlah yang ditetapkan perusahaan untuk setiap periode.
Hal itu berbeda dari metode fluktuatif, di mana angka saldo petty cash disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan di saat itu. Sehingga, jumlah yang diisi ke rekening bisa saja lebih besar atau kecil dibandingkan periode sebelumnya.
4. Menggunakan kas kecil
Saat diperlukan, kasir kas kecil dapat menggunakan dana yang tersedia untuk transaksi apabila sudah mendapatkan persetujuan atau approval dari financial controller. Dalam mengeluarkan kas kecil, pihak yang akan menggunakannya harus mengisi formulir pengeluaran kas kecil. Idealnya, formulir tersebut berisi informasi seperti tanggal, asal departemen dan nama orang yang mengajukan, serta keterangan keperluan yang memerlukan dana.
Lalu, kasir juga akan meminta bukti pembayaran supaya pencatatan pemakaian kas kecil menjadi sah. Bukti yang diperlukan biasanya bukti asli untuk menghindari penyalahgunaan dan hal-hal tidak diinginkan lainnya. Nah, tanda pembayaran itu bakal disimpan sebagai arsip.
5. Mengisi kembali saldo kas kecil
Ketika sudah tiba waktunya, saldo kas kecil bakal diisi kembali. Proses itu dilakukan dengan mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen tersebut diajukan oleh kasir agar dapat menyediakan bukti kas keluar. Dari situ, tahapan di atas akan menjadi sirkulasi yang diulang setiap periode baru berlangsung.
2 Metode Penyusunan Kas Kecil
Terdapat dua metode penyusunan kas kecil berdasarkan pengendalian jumlahnya, yaitu metode tetap dan fluktuatif. Yuk, lihat di sini untuk tahu apa perbedaaan antara metode kas kecil tetap dan fluktuatif!
1. Metode tetap
Penggunaan metode tetap berarti jumlah dana di rekening kas kecil perusahaan selalu tetap. Metode yang disebut sebagai imprest fund system ini berarti besaran saldo kas kecil sudah ditentukan untuk setiap periode. Biasanya, satu periode berlangsung selama satu bulan.
Sebagai contoh, perusahaan X menentukan bahwa jumlah saldo kas kecil adalah Rp5 juta untuk satu bulan. Maka, uang tersebut digunakan untuk segala pembayaran dalam jumlah kecil. Lalu, saldo itu nantinya akan diisi kembali dengan jumlah yang sama di bulan berikutnya.
2. Metode fluktuatif
Sekarang, Anda telah mengetahui bahwa metode tetap berarti perusahaan sudah menetapkan jumlah saldo rekening kas kecil untuk setiap periode. Nah, metode fluktuatif sebaliknya. Perusahaan yang memakai metode fluktuatif memiliki besaran saldo yang berbeda untuk masing-masing periode. Jumlahnya berdasarkan apa saja kebutuhan operasional perusahaan di setiap periode terkait.
Jadi, jika perusahaan Y memiliki besaran saldo petty cash sebesar Rp5 juta di bulan Februari, bisa saja jumlah itu naik menjadi Rp5,5 juta pada bulan Maret atau turun menjadi Rp4 juta pada bulan April.
Alasannya mungkin perusahaan sedang mengganti banyak alat tulis di kantor karena sudah banyak yang habis atau tidak lagi bisa digunakan. Bisa juga perusahaan sedang melakukan pendekatan ke banyak klien, jadi melakukan beberapa kali janji temu dengan mereka. Misalnya, karyawan bagian sales atau account executive mentraktir makan atau main golf bersama klien supaya bisa deal kontrak yang bagus.
Dasar Pencatatan Mutasi Kas Kecil
Setiap transaksi petty cash pasti dicatat dalam buku kas kecil. Nah, apa saja dokumen yang bisa menyebabkan perubahan pada kas kecil? Anda dapat menyimak informasi selengkapnya di sini.
1. Bukti cek
Apa itu bukti cek? Cek adalah dokumen yang digunakan untuk melakukan pembayaran lewat bank. Di dalamnya, tercantum identitas pemberi dan penerima dana serta jumlah yang dibayarkan. Bukti ini juga dapat dilengkapi dengan deskripsi tujuan pembayaran jika ada kolom keterangan.
2. Formulir pengeluaran kas kecil
Formulir pengeluaran kas kecil adalah permintaan untuk memohon pencairan dana kepada karyawan yang bertugas mengelola kas kecil. Dokumen ini diperlukan agar setiap pengajuan dana jelas dan dapat dicatat secara detil.
3. Bukti pengeluaran kas kecil
Setelah formulir pengeluaran kas kecil disetujui, dana dapat dicairkan dan ada buktinya. Dalam bukti pengeluaran kas kecil, umumnya terdapat informasi penerima dana, nilai uang yang dibayarkan, dan deskripsi keperluan yang membutuhkan dana tersebut. Bukti ini ditandatangani oleh kasir kas kecil.
4. Formulir pengisian kembali kas kecil
Mendekati akhir periode, pihak yang mengelola kas kecil menyampaikan permohonan agar financial controller memerintahkan pengisian saldo kas kecil lagi. Jumlah yang diajukan akan disamakan dengan periode sebelumnya jika perusahaan menggunakan metode tetap. Jika menerapkan metode fluktuatif, akan dilakukan perhitungan terlebih dahulu untuk mengetahui keperluan perusahaan dalam satu periode ke depan.
Selain bukti yang dikeluarkan perusahaan dan bank, sebaiknya karyawan juga menyimpan setruk pembayaran menggunakan kas kecil. Ini diperlukan sebagai arsip untuk memastikan setiap transaksi memang benar-benar sah dilakukan demi keperluan perusahaan.
Contoh Kas Kecil
Setelah membaca penjelasan pengertian kas kecil sampai sini, mungkin Anda masih bingung apa saja jenis pengeluaran yang bisa menggunakan kas kecil. Ini daftar beberapa pembayaran perusahaan dalam nominal kecil.
Membayar perlengkapan kantor
Terdapat beberapa jenis perlengkapan kantor yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan. Secara umum, perlengkapan kantor biasanya terdiri dari pulpen, kertas, tinta printer, juga tinta stempel. Jika bingung perbedaan perlengkapan dan peralatan, pada dasarnya perlengkapan adalah barang-barang yang bisa habis, sedangkan peralatan tidak bisa habis.
Reimbursement kepada karyawan
Penerapan reimburse berarti perusahaan menggantikan uang pribadi yang digunakan karyawan bagi keperluan perusahaan. Jenis pengeluaran yang bisa diganti tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Contohnya adalah reimburse biaya perjalanan dinas, pulsa untuk menghubungi klien, hingga urusan kesehatan yang ditangani dengan tindakan medis tertentu. Dana yang digunakan untuk reimbursement bakal diambil dari persediaan kas kecil.
Mentraktir klien
Perusahaan jasa biasanya melakukan pendekatan dengan klien atau calon klien agar bisa membangun hubungan yang baik. Relasi tersebut meningkatkan peluang tercapainya kontrak kerja menguntungkan, sebab kedua belah pihak sudah saling memercayai satu sama lain. Seperti apa traktir klien yang dilakukan? Misalnya, karyawan dapat mengajak klien ke restoran mewah agar bisa melakukan diskusi panjang sekaligus membuat klien senang.
Konsumsi rapat
Penyelenggaraan meeting kadang-kadang memerlukan penyediaan konsumsi bagi para pihak yang hadir. Konsumsi berupa snack, makanan besar, dan minuman biasanya dibayar menggunakan kas kecil. Hal ini berbeda dari biaya sewa gedung yang dapat dibayar menggunakan kas besar atau cash on hand karena nominalnya lebih tinggi.
Contoh Buku Kas Kecil
Bagian sebelumnya sudah membahas contoh pengeluaran yang menggunakan kas kecil. Lantas, bagaimana dengan pencatatan petty cash? Lihat contoh buku kas kecil di sini supaya Anda memiliki gambaran dalam mencatatnya.
Sumber: SIRCLO
Jika melihat contoh di atas, dapat terlihat bahwa setiap pembayaran dicatat secara rinci. Mulai dari tanggal, keterangan, nomor bukti, hingga jumlah yang diterima atau dikeluarkan. Anda juga bisa melihat bahwa metode penyusunan yang dipakai adalah metode fluktuatif, sebagaimana tertera di sisi kanan atas.
Sumber: Harmony
Contoh di atas merupakan laporan kas kecil yang dibuat pada akhir periode. Karena periode sudah berakhir, laporan tersebut memuat total pengeluaran selama jangka waktu yang sudah ditentukan. Data pengeluaran pun digunakan untuk mengetahui sisa saldo dibandingkan saldo awal. Kemudian, dari situ ditentukan nominal yang diajukan untuk mengisi kembali saldo kas kecil. Dokumen ini ditandatangani oleh seluruh pihak yang terlibat, yakni kasir kas kecil yang menyampaikan laporan, lalu pihak yang memeriksa dan menyetujui laporan.
Setelah memahami pengertian kas kecil sampai metode dan contohnya, kini Anda dan tim dapat menyiapkan pengendalian petty cash secara maksimal bagi kelangsungan bisnis. Agar memudahkan pengelolaan kas kecil untuk bisnis Anda, manfaatkan saja aplikasi kasir online gratis seperti GoKasir. Melalui GoKasir, Anda bisa mencatat semua penjualan serta pengeluaran di mana pun dan kapan pun, lengkap dengan laporan harian.
Selain menyusun pengaturan arus kas, aplikasi ini juga menawarkan berbagai benefit bagi perusahaan. Anda bakal mendapatkan kemudahan dalam mengelola restoran di GoFood, menerima pembayaran nontunai, mengelola pesanan di tempat, hingga menghadirkan promo bagi pelanggan. Jadi, langsung saja download GoKasir supaya pengelolaan finansial bisnis Anda lebih mudah dan terstruktur dalam satu aplikasi!
Namun, untuk saat ini, pendaftaran GoKasir hanya bisa dilakukan oleh Mitra Usaha Gojek yang sudah mengaktivasi layanan GoFood atau GoPay, ya. Oleh sebab itu, pastikan dulu Anda sudah mendaftarkan usaha Anda pada layanan GoFood atau GoPay agar bisa menikmati seluruh keunggulan GoKasir tersebut. Jangan khawatir, cara daftarnya sangat mudah dan cepat. Langsung saja klik di sini untuk mempelajari informasi selengkapnya!
