Secara sederhana, faktur adalah dokumen transaksi yang berisi informasi tentang nama pembeli, jenis barang yang dibeli, jumlah pembelian, serta harga yang harus dibayarkan. Dokumen transaksi ini dibuat oleh pihak penjual yang ditujukan secara langsung untuk pembeli, baik perorangan atau badan usaha.
Nah, karena merupakan dokumen transaksi yang penting, biasanya faktur atau invoice dibuat rangkap tiga. Rangkap pertama faktur adalah dokumen arsip pihak penjual. Sementara itu, rangkap kedua faktur diberikan kepada pembeli. Sedangkan rangkap ketiga invoice dijadikan sebagai arsip bagian keuangan. Lantas, bagaimana ya cara membuat invoice yang baik dan benar? Simak penjelasan dan panduan selengkapnya di sini.
Pengertian Faktur
Faktur adalah istilah dokumen transaksi yang umum dipakai di Indonesia. Beberapa orang atau perusahaan juga menyebut faktur dengan istilah invoice. Berdasarkan penjelasan OJK (Otoritas Jasa Keuangan), faktur adalah pernyataan tertulis dari penjual kepada pembeli mengenai barang yang dijual, jumlah, kualitas, dan harga yang dapat dijadikan pegangan oleh pembeli untuk memeriksa kembali barang yang telah dibeli.
Di samping itu, invoice bisa juga dipakai untuk keperluan account payable atau utang dagang. Maksudnya, dalam hal ini fungsi invoice adalah sebagai dokumen transaksi penting yang mencatat utang dagang atau transaksi pembelian kredit yang disepakati oleh pihak penjual dan pembeli. Oleh karena itu, invoice adalah bukti sah yang bisa ditambahkan dalam contoh laporan keuangan sederhana.
Faktur juga berperan penting dalam urusan perpajakan. Pasalnya, dokumen penting ini bisa Anda masukka sebagai bukti pajak, terutama jika penjual adalah PKP (Pengusaha Kena Pajak) dan barang yang dijual adalah BKP (Barang Kena Pajak). Dalam invoice, biasanya tercantum besaran nominal pajak yang harus pembeli bayarkan. Dengan demikian, bukti fisik invoice adalah dokumen yang bisa menunjukkan bahwa penjual sudah menarik pajak sesuai ketentuan kepada para pembelinya.
Baca juga: Inventaris Barang adalah Kunci Kelancaran Bisnis, Ini Penjelasannya
Faktur dan Nota Pembayaran, Apakah Beda?
Anda mungkin cukup familier dengan istilah nota pembayaran. Beberapa orang bahkan menganggap faktur dan nota pembayaran sama saja. Hal tersebut karena baik invoice maupun nota pembayaran sama-sama menjadi bukti transaksi jual-beli. Namun, apakah invoice dan nota pembayaran adalah dua dokumen yang berbeda?
Perlu Anda ketahui, invoice dan nota pembayaran tidaklah sama. Keduanya memang penjual berikan kepada pembeli, tetapi sifatnya berbeda. Oleh karena itu, Anda perlu mempelajari perbedaan faktur dan nota pembayaran.
Secara definisi, pada dasarnya nota pembayaran dan invoice adalah dokumen transaksi yang penting karena mencantumkan informasi secara detail tentang nama pembeli, tanggal pembelian, jenis dan jumlah barang, harga satuan, hingga harga total yang harus Anda bayarkan. Akan tetapi, jika Anda amati lebih lanjut, ada hal-hal yang membedakan antara invoice dan nota pembayaran itu sendiri.
Faktur adalah dokumen transaksi sah yang umum pada pembelian dalam bentuk utang dagang. Sementara itu, nota pembayaran adalah dokumen transaksi pembelian secara tunai. Selain itu, nota pembayaran hanya dibuat rangkap dua serta gunanya untuk arsip penjual dan pembeli saja. Sedangkan invoice dibuat rangkap tiga karena ada yang harus menjadi arsip buku invoice.
Baca juga: 15 Tips Menjadi Pengusaha Sukses Dari Nol
Komponen Penting yang Harus Ada dalam Faktur
Dalam membuat faktur, ada sejumlah komponen penting yang wajib penjual cantumkan. Tanpa komponen tersebut, invoice bisa menjadi dokumen transaksi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Pastikan Anda sudah menemukan seluruh komponen penting yang harus ada dalam invoice saat membuat maupun menerimanya. Berikut lima komponen penting yang harus ada dalam sebuah faktur:
1. Nomor faktur
Nomor faktur adalah kode numerik yang disusun secara unik dan bermakna. Umumnya, dalam susunan nomor faktur terdapat tanggal dan kode pembelian. Nomor faktur adalah komponen penting yang wajib ada karena berperan sebagai pembeda antara satu faktur dengan faktur lainnya. Tujuan pencantuman nomor faktur adalah agar tidak tertukar dari setiap transaksi. Inilah sebabnya nomor faktur juga dianggap sebagai identitas penting atas sebuah transaksi.
2. Informasi penjual
Selanjutnya, ada pula informasi penjual yang harus tercantum dalam sebuah faktur. Dalam hal ini, informasi penjual mencakup nama toko/perusahaan, logo perusahaan, alamat, serta nomor telepon yang dapat dihubungi. Detail informasi penjual ini berperan sebagai bukti sah bahwa transaksi dilakukan secara nyata, bukan fiktif. Melalui informasi penjual juga Anda bisa segera menghubungi jika menemukan kesalahan input data transaksi pembelian.
3. Tanggal faktur
Sebagai dokumen transaksi yang penting, faktur juga mencantumkan tanggal invoice. Tanggal tersebut menunjukkan waktu invoice dicetak atau tanggal resmi tagihan pembayaran diajukan kepada pembeli. Selain itu, melalui komponen tanggal invoice ini, Anda bisa mengetahui jangka waktu kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan.
4. Rincian produk
Komponen rincian produk dalam invoice memuat kode dan nama barang, jumlah barang yang konsumen beli, harga satuan, diskon, serta total harga. Jika terdapat permintaan khusus dari pembeli, penjual wajib menuliskan dengan jelas pada rincian produk dalam invoice. Dengan begitu, transaksi dan invoice penjualan semakin jelas bagi pihak penjual maupun pembeli.
5. Informasi pembayaran
Informasi pembayaran tidak hanya mencantumkan total harga yang harus dibayar, tetapi juga mencakup PPN atau pajak yang diambil dari subtotal pembelian. Selain itu, informasi pembayaran dalam invoice juga wajib menuliskan nama dan nomor rekening bank yang berguna untuk menerima pembayaran dari pihak pembeli. Ini penting untuk memudahkan pembeli dalam menyelesaikan pembayaran. Jangan lupa, sertakan pula tanggal waktu jatuh tempo pembayaran pada invoice.
Baca juga: Pengertian Net Income dan Cara Menghitungnya
4 Jenis Invoice
Ada banyak jenis invoice yang bisa dibuat sesuai dengan kebutuhan, antara lain:
1. Invoice penjualan
Faktur penjualan adalah sebuah dokumen transaksi penting yang penjual berikan kepada pembeli atas penjualan barangnya. Umumnya, invoice penjualan dibuat saat pesanan masuk dan diberikan saat barang telah sampai di tempat tujuan pembeli. Jenis faktur penjualan adalah yang paling mudah kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari. Misalnya, saat Anda membeli alat tulis kantor, saat Anda menggunakan jasa binatu, dan lainnya.
Faktur penjualan menjadi sangat penting karena dokumen ini bisa menjadi alat bukti jika pembeli akan mengajukan komplain tentang produk yang dibeli. Lebih dari itu, invoice penjualan merupakan bukti valid untuk menyusun laporan keuangan maupun pelaporan pajak.
2. Faktur pembelian
Purchase invoice adalah bukti transaksi yang diterima oleh buyer dari seller. Faktur jenis ini juga bisa difungsikan sebagai invoice penjualan saat barang yang dibeli sudah diterima oleh pembeli. Biasanya, barang-barang yang dicantumkan dalam faktur pembelian adalah tergolong BKP (Barang Kena Pajak).
Invoice jenis ini menjadi bukti transaksi fisik yang memudahkan Anda mengajukan komplain jika ada ketidaksesuaian antara barang yang diterima dan yang ditulis dalam invoice. Selain itu, komponen dalam invoice pembelian juga mencantumkan jumlah barang yang dibeli oleh pembeli. Oleh karenanya, pihak penjual dapat mengetahui seberapa banyak barang yang telah dibeli. Dokumen transaksi ini juga bisa dijadikan sebagai acuan ketika perusahaan ingin membeli barang untuk memperbarui stok.
3. Invoice pajak
Secara sederhana, invoice pajak dapat dipahami sebagai dokumen fisik bagi PKP (Pengusaha Kena Pajak), yang melakukan penyerahan atas BKP (Barang Kena Pajak) kepada pihak pembeli. Artinya, ketika PKP menjual suatu barang yang kena pajak, maka pihaknya secara otomatis harus membuat invoice pajak. Dokumen ini menjadi tanda bukti bahwa PKP sudah memungut pajak dari pembeli yang melakukan transaksi atas barang atau jasa kena pajak tersebut.
Faktur pajak terbagi lagi atas beberapa jenis, yaitu:
– Faktur Pajak Keluaran
Jenis invoice ini diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak ketika menjual barang kena pajak, barang kena pajak yang termasuk barang mewah, dan/atau jasa kena pajak;
– Invoice Pajak Masukan
Dokumen transaksi jenis ini diterima oleh PKP saat melakukan pembelian barang atau jasa kena pajak dari PKP lainnya;
– Invoice Pajak Pengganti
Sesuai namanya, jenis invoice ini menjadi pengganti atas invoice pajak yang telah terbit. Hal ini terjadi biasanya karena ada kesalahan pengisian, tidak termasuk kesalahan penulisan NPWP. Alhasil, perlu dilakukan pembetulan agar sesuai dengan keadaan yang sebenarnya
– Faktur Pajak Gabungan
Invoice pajak yang dibuat oleh PKP, meliputi seluruh penyerahan yang dilakukan kepada pembeli barang kena pajak atau jasa kena pajak yang sama selama satu bulan kalender;
– Invoice Pajak Digunggung
Jenis invoice pajak yang tidak diisi dengan identitas pembeli, nama, dan tanda tangan penjual serta hanya boleh dibuat oleh PKP Pedagang Eceran;
– Invoice Pajak Cacat
Ini merupakan jenis faktur pajak yang biasanya tidak diisi secara jelas, lengkap, benar, dan/atau belum ditandatangani, termasuk pula kesalahan dalam pengisian nomor seri dan kode. Faktur pajak cacat dapat dibetulkan dengan membuat invoice pajak pengganti.
– Faktur Pajak Batal
Jenis invoice pajak yang dikeluarkan akibat adanya pembatalan transaksi. Di samping itu, pembatalan juga wajib dilakukan apabila terjadi kesalahan pengisian NP.
4. Faktur proforma
Faktur proforma lebih populer disebut sebagai invoice pengganti sementara. Persis seperti namanya, jenis invoice ini hanya diberikan ketika pengiriman barang dilakukan secara bertahap oleh penjual. Dokumen transaksi ini sangat penting sehingga pembuatannya wajib dilakukan oleh penjual. Pasalnya, invoice proforma membantu mengingatkan pembeli untuk melunasi pembayaran dari barang yang dibeli sesuai waktu yang mereka sepakati.
Melalui faktur proforma, pihak pembeli dapat memperbaiki barang, serta nilai yang dibeli jika yang tercatat dalam faktur bersifat sementara ini tidak sesuai dengan pesanan. Di sisi lain, bukti fisik berupa invoice proforma bernilai sah untuk masuk dalam laporan keuangan. Namun demikian, setelah penjual mengirimkan barang secara keseluruhan, maka faktor pembelian tetap wajib dibuat oleh pihak penjual.
Cara Membuat Invoice
Cara membuat faktur adalah langkah selanjutnya yang perlu Anda pelajari. Untuk membuat invoice, Anda bisa menggunakan bantuan rumus Microsoft Excel atau software akuntansi online. Meskipun demikian, tidak ada aturan tertulis tentang cara membuat fakinvoicetur, sehingga Anda bisa membuatnya sesuai dengan kebutuhan.
Jika Anda berencana membuat invoice dengan bantuan Microsoft Excel, maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Buka aplikasi Microsoft Excel pada PC/laptop/tablet.
- Pilih file menu ‘New From Other Template’. Dari beberapa pilihan yang ada, pilih template invoice.
- Masukkan logo, alamat, telepon, dan alamat email perusahaan Anda (jika ada).
- Buat beberapa kolom sesuai kebutuhan.
- Tuliskan informasi tentang nama pembeli, kode barang yang dibeli, jumlah barang, tanggal transaksi, total harga, dan informasi pembayaran (termasuk PPN jika ada).
- Cantumkan nama dan tanda tangan kasir serta nama dan tanda tangan penerima barang.
- Bubuhkan stempel resmi perusahaan atau keterangan ‘Lunas’ sebagai bukti sah bahwa invoice tersebut adalah dokumen resmi dan bernilai sah.
Agar tampilan invoice lebih menarik, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi desain seperti Canva. Pada aplikasi tersebut, tersedia cukup banyak template invoice dengan beragam warna dan desain cantik. Invoice yang dibuat dengan menarik tentunya bisa meningkatkan kredibilitas perusahaan.
Contoh Invoice
Contoh invoice di atas mencantumkan seluruh komponen penting yang wajib ada dalam sebuah invoice. Terdapat nama toko atau perusahaan penjual, logo perusahaan, serta alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Keterangan tanggal invoice dibuat dan nomor invoice juga diletakkan di bagian atas sehingga mudah ditemukan oleh pembeli.
Selanjutnya, dari invoice tersebut juga bisa diketahui kepada siapa dan di mana barang akan diterima oleh pembeli. Tertulis nama, nomor telepon, dan alamat lengkap tujuan. Dengan begitu, invoice tidak mungkin tertukar dengan invoice lainnya karena identitas pembeli tertulis dengan jelas.
Di samping itu, detail produk yang dibeli juga harus ditulis secara rinci dalam invoice. Mulai dari nama barang, jumlah, harga satuan, total harga dan PPN yang harus dibayarkan oleh pembeli. Keterangan transaksi pembayaran juga dicantumkan, bisa melalui transfer ke nama dan nomor rekening tertera. Artinya, pembeli tidak perlu membayar tunai karena bisa dilakukan melalui transfer bank sebelum tanggal jatuh tempo.
Terakhir, identitas kasir yang melayani pembelian tersebut juga tertulis di dalam invoice. Tujuannya agar jika terjadi kesalahan input atau barang yang diterima tidak sesuai pesanan, maka ada petugas kasir yang bisa ditanyai. Contoh invoice tersebut juga dibubuhi stempel sehingga bernilai sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
Invoice adalah dokumen transaksi yang berperan penting dalam siklus akuntansi perusahaan dagang. Dokumen ini efektif membantu pemilik usaha untuk melacak pemasukan dan pengeluaran. Tentu saja, pemilik usaha akan semakin mudah jika menggunakan GoKasir. GoKasir merupakan aplikasi kasir gratis yang bisa membantu Anda menyusun laporan penjualan lebih gampang.
Lebih dari itu, dengan menggunakan GoKasir, maka aktivitas pencatatan keuangan berjalan lancar. Produktivitas pun meningkat serta berpotensi menghasilkan keuntungan yang lebih besar. Tunggu apa lagi? Pakai GoKasir dan buktikan sendiri kemudahan yang ditawarkan!
