Inventaris adalah hal penting dalam sebuah usaha. Inventaris inilah yang berfungsi untuk menjalankan operasional usaha secara maksimal. Dengan demikian, penting bagi Anda untuk mengelola inventaris tersebut dengan bijak dan benar. Akan tetapi, tak jarang banyak pengusaha yang kesulitan mengelolanya. Agar hal tersebut tidak kembali terjadi, maka Anda bisa menerapkan sepuluh cara mengelola inventaris berikut ini.
1. Sistem Keamanan di Gudang Harus Optimal
Sebagai poin pertama dalam mengelola inventaris, keamanan gudang harus optimal. Sebab, gudang menjadi tempat yang paling vital dalam penyimpanan stok barang inventaris. Oleh karenanya, bila perlu Anda memasang CCTV di setiap area dan memiliki sistem keamanan modern. Selain itu, berikan keamanan ketat, terutama untuk stok barang yang mudah rusak atau terbakar.
2. Penanggung Jawab Inventaris yang Tepat Sasaran
Setelah Anda memiliki sistem keamanan gudang yang optimal, di sini Anda memerlukan pula penanggung jawab inventaris yang mumpuni dan bisa diandalkan. Pastikan orang yang Anda pilih benar-benar mengerti mengenai sistem pengelolaan inventaris secara benar. Begitu juga dengan pembuatan laporan inventaris yang lengkap dan bisa dipertanggungjawabkan secara berkala.
3. Persediaan Stok Perlu Dipantau
Lalu, apa saja tugas dari seorang penanggung jawab di atas? Salah satunya adalah untuk memantau stok barang yang ada. Sebagai seorang pengusaha, Anda perlu menentukan batas minimum stok barang. Dengan artian, jika barang mulai menipis, maka perlu diadakan pemesanan ulang. Akan tetapi, dalam penyediaan stok ini sebaiknya jangan terlalu banyak agar tidak terbengkalai.
4. Melakukan Audit dengan Rutin
Audit dalam pengelolaan inventaris merupakan hal penting yang harus ada dalam agenda. Anda bisa melakukan proses audit secara berkala dengan teliti dan jeli. Misalnya saja untuk persediaan barang selama satu minggu, satu bulan, hingga beberapa bulan ke depan. Semua tergantung pada kebutuhan usaha Anda. Semakin rutin Anda melakukan audit, maka akan semakin baik dan bisa menghindari kesalahan kecil yang bisa saja berdampak besar pada usaha Anda.
5. Manajemen Inventaris Secara Otomatis
Mengelola inventaris sebenarnya juga bisa dilakukan dengan cara otomatis. Saat ini seiring perkembangan teknologi, sudah banyak aplikasi maupun software yang bisa digunakan untuk proses inventarisasi. Hal ini akan menguntungkan bagi Anda, sebab dengan format otomatisasi dalam inventaris adalah untuk memangkas waktu. Selain itu, software tersebut dilengkapi dengan berbagai ragam fitur yang dapat mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh human error.
6. Berikan Barcode Agar Makin Mudah
Mengingat barang dan stok di gudang cukup banyak untuk diinventarisir, ada baiknya Anda melakukan pengkodean. Pengkodean ini bertujuan untuk mengklasifikasikan barang berdasarkan jenis dan kelompoknya. Pengkodean bisa dilakukan dengan memberikan warna atau huruf tertentu. Bahkan, kini di era teknologi modern, Anda bisa memberikan kode dengan barcode yang terintegrasi dengan manajemen inventaris kantor.
7. Hitung Pendapatan dan Profit
Anda sebagai pemilik usaha juga perlu untuk melakukan pendapatan dan profit. Hitunglah keduanya dengan cermat agar pengelolaan inventaris. Pendapatan dalam inventaris adalah uang yang dihasilkan saat Anda menjual inventaris. Sementara, untuk profit inventaris adalah keuntungan dengan mengurangi semuanya dengan pengeluaran. Dengan demikian, proses pengelolaan akan berjalan dengan baik dan jumlah barang dari keuntungan akan mudah dihitung.
8. Melakukan Cross Docking
Langkah selanjutnya adalah dengan melakukan cross docking. Apa itu cross docking? Pada dasarnya, langkah inventaris ini dilakukan dengan cara Anda perlu menggabungkan barang masuk dari pemasok dan mengirimnya ke distributor atau tempat lainnya. Dalam proses cross docking, Anda perlu untuk melakukan penyortiran terlebih dahulu. Pisahkan mana barang yang menjadi prioritas dan barang yang belum menjadi prioritas.
9. Training Karyawan Berkala
Melakukan pengelolaan inventaris tidak cukup dengan hanya mengandalkan satu orang penanggung jawab saja. Oleh karena itulah, penting untuk diadakan training bagi karyawan yang akan menangani masalah inventaris barang. Sebab, jika hanya mengandalkan satu orang, ini tidak efisien jika melakukan inventarisasi barang dalam jumlah besar. Khususnya untuk para karyawan baru atau belum berpengalaman menangani masalah inventaris gudang.
10. Lakukan Evaluasi Secara Berkala
Terakhir, langkah mengelola inventaris adalah dengan melakukan evaluasi secara berkala. Evaluasi dilakukan untuk melihat kesalahan apa yang dilakukan selama proses inventarisasi. Selain evaluasi, dalam hal ini juga perlu dilakukan audit. Audit dan evaluasi dilakukan untuk memastikan perbedaan jumlah stok barang sebenarnya dengan yang ada di sistem. Jika terjadi kesalahan, Anda pun bisa langsung segera melakukan perbaikan.
Di atas adalah beberapa langkah maupun cara mengelola inventaris. Kunci dari pengelolaan inventaris adalah, selain sumber daya manusia yang mumpuni juga diperlukan peranti pendukung maupun software tertentu. Salah satu yang bisa Anda gunakan adalah GoBiz yang memiliki fitur terbaik untuk pengelolaan inventaris lebih baik.
