Ketika menjalankan sebuah usaha, bukti transaksi memiliki peran penting yang berhubungan dengan keuangan. Tanpa bukti transaksi yang jelas, pemasukan dan pengeluaran usaha pun akan kurang jelas. Hal tersebut sering menjadi permasalahan paling mendasar saat menjalankan suatu usaha. Lalu, apa yang disebut sebagai bukti transaksi dan apa fungsinya?
Bukti Transaksi adalah …
Bukti transaksi adalah pencatatan terhadap suatu kegiatan transaksi dalam sebuah perusahaan atau usaha. Bukti ini biasanya mencatat jumlah pemasukan atau pengeluaran dengan menyertakan tanggal dan pihak yang melakukan kegiatan transaksi. Bukti transaksi adalah hal penting yang dapat dipakai sewaktu-waktu oleh pemilik usaha. Untuk itu, penting menyimpan seluruh bukti transaksi dalam periode tertentu.
Tujuan Bukti Transaksi
Jika bukti transaksi adalah hal yang cukup penting bagi pemilik usaha, pembuatannya pasti dilakukan dengan tujuan tertentu. Apakah itu? Tujuan pembuatan bukti transaksi adalah untuk mempermudah pencatatan keuangan atau laporan keuangan. Dengan kata lain, bukti transaksi dapat memudahkan penghitungan keuangan usaha Anda karena mampu merekam seluruh proses transaksi keuangan.
Jenis-Jenis Bukti Transaksi dalam Usaha
Dalam sebuah usaha, transaksi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu transaksi internal dan transaksi eksternal. Kedua jenis transaksi tersebut juga menyertakan bukti yang berbeda. Berikut penjelasannya.
1. Bukti transaksi internal
Transaksi internal adalah seluruh kegiatan transaksi yang dilakukan di lingkup internal sebuah perusahaan atau usaha, misalnya membayar gaji karyawan. Jadi, bukti transaksi internal adalah pencatatan terhadap kegiatan transaksi yang terjadi di lingkup dalam usaha tersebut.
2. Bukti transaksi eksternal
Berbeda dari bukti transaksi internal yang mencatat seluruh kegiatan transaksi keuangan di lingkup dalam, bukti transaksi eksternal adalah pencatatan terhadap seluruh kegiatan transaksi yang menyangkut pihak luar usaha, misalnya membayar vendor dan sewa gedung.
Ragam Contoh Bukti Transaksi
Setelah mengetahui dua jenis bukti transaksi dalam sebuah usaha, yuk, ketahui berbagai macam contoh bukti transaksi atas transaksi internal maupun eksternal!
1. Nota debit
Bukti transaksi yang pertama adalah nota debit. Apa itu nota debit? Nota debit merupakan bukti transaksi yang dibuat oleh pembeli ketika pesanannya tidak sesuai dan ingin meminta pengurangan harga, bahkan pengembalian barang yang telah dibeli. Nota ini biasanya disediakan langsung oleh penjual dan dapat digunakan oleh pembeli saat pesanan tidak sesuai, baik dalam segi jumlah, ukuran, warna, kelayakan, dan sebagainya.
2. Nota kredit
Setelah pembeli mengajukan nota debit atas ketidaksesuaian pesanan, penjual biasanya akan mengeluarkan nota kredit untuk menyetujui adanya penukaran atau pengembalian barang. Biasanya, isi nota kredit memuat persetujuan tertulis dari pihak penjual dan dibubuhi dengan tanda tangan. Nota kredit dapat menjadi catatan pengurangan piutang dalam laporan keuangan sebuah usaha.
3. Struk
Selanjutnya, bukti transaksi dapat berupa setruk atau kertas kecil panjang yang memuat seluruh transaksi keuangan dalam sebuah bisnis. Bukti yang satu ini pasti sering Anda temui apabila berbelanja di minimarket atau swalayan. Setruk dapat mencatat transaksi pengeluaran dan pembayaran secara otomatis dengan sistem tanpa perlu dicatat manual.
Bagaimana cara memperoleh setruk untuk usaha Anda? Bukti transaksi ini bisa didapatkan dengan cara mendaftarkan usaha Anda ke layanan GoKasir, software kasir gratis terbaik yang dapat mencetak setruk sekaligus mencatat transaksi keuangan secara digital. Manajemen usaha Anda jadi lebih praktis, deh!
4. Kuitansi
Bukti transaksi berikutnya adalah kuitansi. Bukti ini dibuat saat transaksi keuangan terjadi secara offline atau tunai. Biasanya, kuitansi terdiri dari dua rangkap, satu untuk pembeli dan satu untuk pemilik bisnis. Kuitansi juga memuat tanda tangan dari pembeli dan pemilik bisnis. Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang.
5. Faktur
Berbeda dengan kuitansi, faktur adalah bukti transaksi yang memuat seluruh detail pesanan pembeli. Dengan menyerahkan faktur, pembeli diharapkan bisa meneliti kembali pesanannya. Bukti ini diterbitkan untuk mencegah adanya komplain dari pihak pembeli ke penjual atas kesalahan catatan pesanan.
Jadi, bukti transaksi adalah pencatatan seluruh transaksi keuangan (internal dan eksternal) yang terjadi dalam sebuah usaha. Bukti transaksi dapat dibuat dalam bentuk nota debit, nota kredit, kuitansi, faktur, maupun setruk. Untuk mempermudah pencetakan bukti transaksi setruk, gunakan software kasir gratis terbaik dari GoKasir, ya!
Bagaimana caranya? Anda bisa langsung daftar GoBiz dan pilih layanan GoKasir. Jangan lupa lengkapi semua persyaratannya agar Anda bisa langsung memanfaatkan layananya, ya. Selamat mencoba!
