2. Perbanyak Otomatisasi
Tidak ada lagi alasan untuk mengirim faktur secara manual sekarang ini. Aplikasi penagihan cloud dapat melakukannya dengan cepat dan mudah untuk mengotomatiskan sebagian besar proses.
Untuk klien dan pelanggan yang memiliki pesanan reguler, Anda dapat membuat template yang secara otomatis dapat Anda keluarkan secara berulang. Anda dapat membuat template untuk mempercepat proses.
Siapkan pengingat pembayaran untuk interval reguler jika klien telah membayar faktur. Sebagian program sistem invoicing sekarang ini dapat menyimpan dan melacak kapan faktur telah dibayar, sehingga Anda juga dibekali dengan pengingat (reminder) yang secara otomatis dikirimkan ketika Anda tidak menerima pembayaran sesuai batas waktunya.
Jangan menunggu sampai pembayaran terlewat dari batas jatuh temponya. Menggunakan perangkat lunak sistem invoice berbasis cloud memungkinkan Anda untuk mengirim pengingat pembayaran dan pembaruan secara otomatis setiap kali tagihan mendekati tanggal jatuh tempo.
Ini mendorong pembayaran tepat waktu, juga mengurangi masalah dengan klien tindak lanjut dengan mencegah adanya hukuman karena pembayaran yang terlambat.
3. Buat Ketentuannya
Persyaratan dan kebijakan pembayaran Anda menentukan kapan dan bagaimana invoice Anda akan dibayar. Jika Anda seorang freelancer, Anda harus mendiskusikan persyaratan dan kebijakan ini dengan klien Anda terlebih dahulu. Dengan cara ini, mereka tidak terkejut ketika mereka menerima tagihan.
Anda juga harus mengetahui jadwal pembayaran dan metode pembayaran yang disukai dari klien atau pelanggan Anda. Hal ini dapat mencegah adanya masalah dalam proses penagihan. Misalnya, persyaratan dan kebijakan Anda harus fleksibel sehingga klien Anda dapat membayar tagihan dengan mudah.
Menetapkan kebijakan pembayaran dengan jangka pendek juga dapat membantu Anda. Salah satu manfaatnya adalah Anda dapat mendapatkan bayaran lebih cepat yang dapat lebih melancarkan cash flow Anda.
4. Desain Invoice dengan Profesional
Percaya atau tidak, desain atau tampilan dari invoice Anda merupakan hal yang penting. Ini karena faktur yang dirancang dengan buruk atau tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan dan gangguan lainnya bagi klien Anda, sekaligus juga menunjukkan kurangnya profesionalisme Anda.
Merancang invoice mungkin tampak rumit, tetapi sebenarnya cukup sederhana. Invoice Anda sebaiknya mencakup:
– Logo brand atau perusahaan Anda
– Warna brand
– Ketentuan pembayaran yang ditentukan dan dituliskan dengan jelas
– Daftar produk / layanan
– Kontak informasi
– Nomor invoice
– Batas tanggal terakhir
– Pesan pribadi yang berterima kasih kepada klien Anda atas pembayarannya
5. Simpan Pencatatan yang Baik
Pastikan Anda menyimpan catatan invoice Anda dengan baik. Jika Anda menagih dengan basis per jam, pastikan Anda memiliki catatan waktu yang dapat membuktikan apa yang Anda tagihkan. Anda harus membuat catatan terperinci untuk bekal cadangan invoice Anda.
Dengan cara ini, Anda dapat mencadangkan klaim Anda jika klien mempermasalahkan tagihan Anda. Anda juga harus menyimpan catatan kontrak dan materi lain yang dapat Anda gunakan kembali. Atur dokumen dan dokumentasi Anda dengan hati-hati. Anda juga harus melacak pembayaran Anda, seperti invoice mana yang sudah dibayar dan yang belum.
6. Cantumkan Segala Data yang diperlukan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, invoice yang Anda keluarkan harus mencakup informasi-informasi berikut:
– Nama Anda-
ID pajak Anda
– Alamat Anda (baik alamat kantor maupun alamat email)
– Nomor telepon Anda
– Nomor invoice
– Detail produk dan layanan yang dibeli
– Total tagihan
– Batas pembayaran tagihan
Nah, itulah dia segala hal yang perlu diketahui tentang invoice atau faktur pembayaran. Dalam menjalankan usaha, tentu bukan cuma invoice saja yang perlu diperhatikan, melainkan operasional usaha Anda sehari-hari.
Untuk mendukung Anda mengembangkan usaha lebih maksimal, andalkanlah GoBiz, super app dari Gojek yang akan memudahkan Anda dalam hal penerimaan pesanan, pencatatan penjualan, hingga pembayaran sekali pun. Ingin tahu lebih banyak bagaimana GoBiz bisa membantu usaha Anda tetap melaju? Klik di sini, yuk!
