Nota penjualan adalah sebuah dokumen tertulis yang digunakan dalam urusan pembelian maupun penjualan dalam sebuah transaksi perdagangan. Nota atau struk sendiri banyak dijumpai saat Anda melakukan transaksi di toko, baik toko buku, swalayan, kedai kopi, sampai pesan antar makanan online. Maka dari itu, penggunaan nota penjualan ada di mana saja sehingga banyak jenisnya.
Nota atau struk termasuk salah satu bukti transaksi yang dilakukan antara penjual dan pembeli. Sementara itu, struk pembelian sendiri dibuat oleh penjual sesudah menerima bahan baku yang diperoleh dari pihak pemasok atau supplier. Simaklah ulasannya pada artikel ini!
Apa itu nota penjualan?
Pada dasarnya, nota penjualan atau resi merupakan bukti atas sebuah pembelian barang yang dilakukan secara tunai dan diberikan oleh penjual kepada pembelinya. Biasanya, nota penjualan terdiri dari dua rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pembeli sedangkan satunya disimpan oleh penjual sebagai dokumen untuk keperluan pembukuan.
Dilihat dari fungsinya, resi memang sangat penting karena memiliki fungsi sebagai dokumen yang dimasukkan dalam pembukuan keuangan. Hal ini berarti bahwa resi, dikumpulkan dan dikelola sebagai dokumentasi bahwa sejumlah transaksi telah dilaksanakan.
Di sisi lain, nota toko juga bisa digunakan untuk mengecek dan membantu pembuat laporan bila ada kesalahan pada saat membuat laporan penjualan. Oleh sebab itu, penjual wajib menyimpan resi tersebut untuk keperluan pembukuan keuangan perusahaan.
3 Manfaat nota penjualan
Nota penjualan/struk mempunyai banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dalam pembuatan laporan keuangan Anda.
1. Sebagai bukti pembayaran
Manfaat pertama yang bisa Anda dapatkan adalah fungsi struk sebagai bukti pembayaran yang mencantumkan informasi mengenai banyak hal dalam transaksi.
Dalam sebuah struk, informasi-informasi penting yang dibutuhkan oleh penjual ataupun pembeli. Informasi-informasi penting tersebut bisa berupa apa saja barang atau jasa serta berapa banyak jumlahnya yang telah dibeli oleh konsumen dan harga yang ditagihkan pada mereka.
2. Referensi pihak lain
Tidak hanya itu, sebuah kertas resi penjualan bisa menjadi bahan referensi kepada pihak lain berkaitan dengan barang atau jasa yang telah dipakai oleh konsumen.
3. Sebagai bukti transaksi
Selain itu, struk juga bisa menjadi bukti untuk dikoreksi apabila ada kesalahan dalam pembelian atau penerimaan barang yang terjadi pada konsumen. Oleh sebab itu, sangat disarankan jika struk disimpan dengan baik dan rapi untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, struk bisa digunakan sebagai dokumen dalam proses pembukuan keuangan dan bisa dijadikan sebagai bahan referensi pada kasus-kasus tertentu.
Hal ini akan sangat bermanfaat bagi Anda dalam membuat laporan keuangan. Anda bisa langsung tahu apabila ada rekayasa laporan keuangan ketika tidak ada struk yang mendampinginya.
Cara membuat nota penjualan
1. Menggunakan buku nota manual
Cara pertama yang bisa Anda lakukan adalah membuatnya sendiri dengan menulisnya. Cara konvensional ini bisa Anda lakukan dengan hanya membutuhkan kertas kwitansi dan mengisinya dengan beragam informasi-informasi sesuai dengan kolom-kolom yang ada.
Tidak hanya itu, Anda juga bisa membuat kwitansi penjualan tanpa kertas kwitansi dengan membuat kolom-kolom seperti yang ada pada kwitansi penjualan di atas kertas kosong.
2. Menggunakan contoh nota
Cara kedua, Anda bisa menggunakan contoh nota penjualan seperti dibawah ini yang bisa Anda print/cetak lalu diperbanyak dengan fotokopi.
3. Menggunakan aplikasi/software
Cara ketiga yang bisa Anda lakukan untuk membuat kwitansi adalah dengan menggunakan software akuntansi. Nota toko bisa Anda buat dengan cepat dan akurat sebab semua informasinya telah terisi secara otomatis dan bisa Anda gunakan kapan saja dan di mana saja.
Selain itu, dengan software akuntansi, Anda tidak perlu melakukan perhitungan manual karena software tersebut sudah melakukan penghitungan secara otomatis. Nota memang sering digunakan di banyak tempat. Anda sendiri pasti pernah menerimanya.
Jika dalam suatu keadaan Anda perlu membuat sebuah nota, ada baiknya Anda mengikuti langkah-langkah untuk membuat nota seperti yang tercantum di atas. Dengan demikian, pastinya Anda bisa mengontrol dan mengelola laporan keuangan bagi usaha yang Anda buka dengan baik, sistematis, dan runut.
