Kwitansi pembayaran merupakan suatu tanda bukti atas terjadinya sebuah transaksi yang menghasilkan pembayaran. Bagi pemilik usaha, kwitansi sangat penting karena termasuk salah satu dokumen yang bisa dijadikan dasar pembuatan laporan keuangan. Lalu, apa fungsi sebenarnya dari kwitansi transaksi pembayaran? Apa ciri-ciri kwitansi yang membuatnya berbeda dari dokumen pembayaran lain?
Apa itu Kwitansi Pembayaran?
Sekarang mari membahas tentang pengertian kwitansi transaksi pembayaran. Kwitansi pembayaran adalah suatu dokumen pembayaran yang menjadi bukti terjadinya transaksi antara pihak penjual dan pembeli. Suatu transaksi baru bisa memiliki kwitansi jika pembeli sudah melakukan pembayaran (baik tunai maupun piutang).
Kwitansi wajib ada saat Anda melakukan transaksi, terutama jika nilai keuntungannya besar. Jika perlu, kwitansi dengan nilai transaksi besar juga harus dilengkapi dengan surat perjanjian dan materai agar punya nilai hukum. Ini merupakan langkah antisipasi apabila terjadi masalah di kemudian hari.
Baca juga: 7 Tugas Kasir Restoran. Bukan Hanya Terima Pembayaran!
Fungsi Kwitansi Pembayaran untuk Usaha
Secara garis besar, fungsi kwitansi dalam kegiatan usaha adalah sebagai tanda bukti sah bagi penjual bahwa ia telah menerima pembayaran. Bagi pembeli, kwitansi menjadi bukti sah untuk menyatakan transaksi sudah dibayar.
Adanya kwitansi juga sangat membantu keuangan perusahaan. Kwitansi yang terarsipkan dengan baik, memuat jelas pihak penjual dan pembeli, dilengkapi tanggal pembuatan dan pelunasan pembayaran, serta mencantumkan produk yang dibeli, akan memudahkan tim keuangan Anda dalam menyusun laporan.
Jenis-jenis Kwitansi Pembayaran
Pada penerapannya, ada empat jenis kwitansi yang umum digunakan, yaitu:
1. Kwitansi bukti pembayaran
Kwitansi satu ini umumnya digunakan dalam suatu transaksi jual beli. Meski begitu, kwitansi ini tidak hanya memuat transaksi yang menggunakan transaksi tunai. Kwitansi juga bisa berisi pelunasan utang piutang.
2. Kwitansi transaksi produk
Berikutnya ada kwitansi produk. Kwitansi ini pun digunakan dalam suatu transaksi jual beli. Namun, jenis kwitansi satu ini menekankan pada informasi produk yang diperjualbelikan. Kwitansi ini sekaligus menjadi tanda bukti penyerahan produk dari pihak penjual kepada pembeli.
3. Kwitansi cash receipt
Kwitansi cash receipt lebih sering digunakan di perusahaan. Cash receipt berfungsi sebagai dokumen yang menjelaskan nominal dana keluar atau masuk suatu perusahaan. Kwitansi yang satu ini juga biasanya dijadikan materi penyusunan laporan keuangan.
4. Kwitansi transfer uang
Terakhir ada kwitansi transfer uang. Kwitansi ini berfungsi sebagai bukti terjadinya penerimaan uang. Jika kwitansi transfer uang sudah diterbitkan, artinya pihak penerima uang sudah mendapatkan uangnya.
Baca juga: Menganalisis Peluang Usaha Itu Penting, Wajib Tahu 5 Alasannya!
Ciri-ciri Kwitansi Pembayaran
Selain terdiri dari beberapa jenis, kwitansi juga memiliki ciri-ciri tersendiri. Berikut ciri-ciri kwitansi pembayaran untuk memudahkan Anda dalam mengenalinya.
- Memiliki dua bagian – Ciri kwitansi yang paling mudah dikenali adalah isinya yang terbagi menjadi dua bagian. Satu bagian di sisi kiri merupakan bagian untuk penerima, sedangkan bagian di sisi kanan ditujukan kepada pihak yang melakukan pembayaran.
- Bersifat rangkap – Kwitansi bersifat rangkap, mirip seperti nota. Rangkap pertama diberikan kepada penerima, sedangkan rangkap selanjutnya diberikan kepada pemberi dana.
Komponen yang Harus Ada Dalam Kwitansi Pembayaran
Selain ciri-ciri yang disebutkan di atas, kwitansi juga memuat informasi yang berkaitan dengan transaksi. Apa saja informasi yang harus tercantum dalam sebuah kwitansi?
- Nomor kwitansi: untuk memudahkan pengarsipan dokumen transaksi. Dengan adanya nomor, proses pelacakan transaksi akan menjadi lebih mudah dan cepat.
- Nama pihak yang menyerahkan uang: komponen satu ini harus ada dalam sebuah kwitansi dan harus dituliskan dengan jelas agar tidak timbul masalah di masa depan.
- Jumlah uang: nominal uang yang diserahkan harus dicantumkan sejelas mungkin, baik dalam bentuk angka maupun kalimat. Tujuannya adalah agar transaksi yang terjadi bisa diarsipkan dengan benar.
- Tujuan pembayaran uang: komponen ini ada agar kedua belah pihak yang melakukan transaksi selalu ingat dengan tujuan dilakukannya transaksi.
- Tempat dan tanggal penyerahan uang: adanya tempat dan tanggal akan memudahkan kedua belah pihak untuk melacak kapan dan di mana transaksi terjadi.
- Nama terang dan tanda tangan penerima uang: komponen ini merupakan tanda yang sah bahwa pihak penerima sudah benar-benar menerima uang.
Baca juga: Rincian Modal Usaha Kedai Kopi di Bawah 20 Juta
Sebagai alternatif bukti pembayaran, pemilik usaha juga bisa menerbitkan struk. Tak perlu menulis manual, struk bisa dicetak menggunakan mesin GoKasir yang sudah terhubung dengan super app GoBiz.
Sama seperti kwitansi, transaksi yang dilakukan melalui mesin GoKasir pun bisa dijadikan dasar pembuatan laporan keuangan. Sebab, seluruh data transaksi telah tersimpan dalam sistem secara otomatis. Jadi, tunggu apa lagi? Mari segera daftar aplikasi kasir gratis terbaik, GoKasir!
