Demi kelancaran usaha, setiap transaksi jual-beli perlu dicatat secara rinci. Dalam melakukan transaksi, idealnya Anda akan membutuhkan faktur pembelian. Faktur pembelian adalah salah satu komponen yang akan memudahkan proses pencatatan keuangan Anda, terutama terkait arus kas.
Memangnya, apa itu faktur pembelian dan mengapa hal satu ini begitu penting untuk usaha Anda? Cari tahu jawabannya dalam ulasan di bawah ini!
Baca juga: Studi Kelayakan Bisnis adalah: Pengertian, Tujuan, dan Tahapannya
Apa itu Faktur Pembelian?
Secara umum, dapat diartikan faktur pembelian adalah suatu dokumen yang berisi transaksi dan diberikan kepada pembeli pada tiap pembelian maupun pemesanan. Istilah lain dari faktur ini adalah purchase order. Faktur pembelian juga menyangkut data-data penting yang dilakukan selama proses transaksi jual-beli. Misalnya mengenai nama vendor, perusahaan, hingga pembeli.
Fungsi Faktur Pembelian
Dikeluarkannya faktur pembelian bukanlah tanpa alasan. Faktur pembelian adalah dokumen khusus yang memiliki sejumlah fungsi penting dalam suatu usaha, terutama menyangkut transaksi jual-beli. Berikut beberapa di antaranya:
1. Sebagai bukti yang sah bagi pembukuan perusahaan. Faktur dapat menjadi lampiran yang digunakan saat audit maupun laporan keuangan perusahaan dalam tahun pembukuan tertentu.
2. Dapat digunakan sebagai dokumen identifikasi, khususnya dalam kaitannya dengan inventaris stok barang. Anda bisa mencocokkan stok barang dengan faktur pembelian yang dikeluarkan.
3. Bisa digunakan untuk bukti klaim barang bila terjadi masalah. Misalnya kerusakan barang, kondisi tidak sesuai penawaran, hingga ganti rugi komplain.
4. Bukti pajak bagi pihak pengusaha. Anda bisa menggunakannya ketika menghitung pajak perusahaan.
Baca juga: Apa Itu Payment System dan Jenis-jenisnya yang Populer di Indonesia?
Komponen Penting Faktur Pembelian
Dalam membuat faktur pembelian, terdapat sejumlah komponen yang wajib dicantumkan. Tujuannya untuk memberi kejelasan transaksi bagi pihak pengusaha dan pelanggan. Adapun beberapa komponen penting dalam faktur pembelian adalah sebagai berikut:
1. Nama Pembeli
Identitas merupakan komponen pertama yang harus ada dalam faktur pembelian ini. Di sini, nama pembeli haruslah nama terang dan jelas. Ini perlu dilakukan untuk mengetahui transaksi benar-benar dilakukan oleh pihak penjual kepada pembeli. Termasuk pula alamat pembeli dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
2. Identitas Perusahaan
Selanjutnya adalah identitas perusahaan. Perusahaan yang dimaksud pada faktur ini ialah pihak yang telah menjual barang kepada pembeli. Identitas ini berupa nama unit perusahaan, logo, alamat, hingga nomor telepon. Tujuannya agar pembeli dapat menghubungi perusahaan selaku penjual barang jika terjadi masalah.
3. Nomor Transaksi
Komponen ketiga dalam faktur pembelian adalah nomor transaksi. Nomor ini ditentukan oleh penjual berdasarkan barang keluar. Adanya penggunaan kode akan memudahkan pihak penjual dalam melakukan pencatatan apabila terdapat masalah di kemudian hari.
4. Detail Transaksi
Detail transaksi berkaitan dengan transaksi yang dilakukan. Misalnya saja barang apa yang dijual, tipe, jenisnya, harga, dan jumlah barang. Jika ada potongan maupun garansi harga, maka wajib dicantumkan pula informasi tersebut oleh pihak penjual. Jangan lupa pula mencantumkan hari dan tanggal transaksi dilakukan.
5. Jumlah Pembayaran
Bagian akhir komponen faktur pembelian adalah jumlah pembayaran. Di sini, Anda perlu mencatat berapa harga barang saat dijual. Hal yang harus disertakan pula adalah besaran jumlah PPN (bila ada) atas transaksi yang dilakukan.
6. Nama dan Tanda Tangan
Demi keabsahan faktur pembelian antara pihak pembeli dan penjual, maka kedua pihak harus membubuhkan nama dan tanda tangan. Akan lebih baik lagi jika dibubuhkan stempel oleh pihak perusahaan.
Baca juga: GoModal adalah: Syarat & Ketentuan, Cara Mengajukan, Waktu Pencairan
Perbedaan Faktur Pembelian dengan Faktur Penjualan
Meski sebagian orang mengetahui tentang faktur pembelian, tak sedikit pula yang sulit membedakannya dari faktur penjualan. Lantas, apa yang membedakan keduanya? Hal itu bisa dilihat berdasarkan fungsi dari masing-masing faktur.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, faktur pembelian adalah dokumen berisi transaksi yang diberikan kepada pelanggan pada tiap pembelian maupun pemesanan. Sementara itu, fungsi faktur penjualan adalah sebagai informasi dari nilai tagihan, yang kemudian dapat dijadikan bukti penjualan atas adanya transaksi penjualan usaha sekaligus sebagai bukti pembelian.
Nah, dari ulasan di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi faktur penjualan dalam usaha dan laporan arus kas adalah hal yang penting. Pastikan Anda mencatat setiap transaksi agar penyusunan laporan arus kas dan laporan keuangan lain jadi lebih mudah dilakukan.
Anda tak perlu bingung jika menggunakan GoBiz, super app dari GoJek yang bisa bantu mencatat pesanan hingga menyediakan berbagai metode pembayaran. Yuk, gabung dengan GoBiz sekarang juga!
