Kas kecil merupakan salah satu aspek penting dalam keuangan perusahaan. Fungsinya ialah untuk membayar pengeluaran perusahaan yang jumlahnya kecil namun rutin, seperti untuk membeli materai atau alat tulis. Ada beberapa perlengkapan administrasi yang harus disiapkan dalam mengelola kas kecil. Apa saja? Simak detail lengkapnya dalam penjelasan di bawah ini.
Apa itu Kas Kecil?
Secara sederhana, kas kecil dapat diartikan sebagai pengeluaran perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Seperti namanya, kas kecil ini dikhususkan untuk transaksi yang tidak terlalu besar nilainya. Misalnya saja, untuk fotokopi dokumen, pembelian ATK, dan lain sebagainya. Meski nilainya kecil, perusahaan harus rutin mencatat pengeluaran kas kecil, terutama yang dilakukan secara rutin. Dalam keuangan perusahaan, pengeluaran tetaplah pengeluaran, berapa pun nilainya.
Baca juga: 7 Tips Manajemen Keuangan untuk Bisnis Kecil
2 Metode Penyusunan Kas Kecil
Sebelum membahas tentang perlengkapan administrasi yang harus disiapkan dalam mengelola kas kecil, Anda perlu mengetahui metode penyusunannya terlebih dahulu. Pertama adalah menggunakan metode tetap dan yang kedua adalah menggunakan metode fluktuatif (tidak tetap). Berikut penjelasan untuk masing-masing metode penyusunan.
1. Metode tetap
Metode tetap di sini bisa diartikan sebagai pengisian dana untuk kas kecil menggunakan nominal tetap. Jika seorang akuntan tidak mencatat pengeluaran pada kas kecil, hal itu tidak akan mengubah jumlah nominal, kecuali terdapat bukti dari pengeluaran maupun pencatatan pada buku kas kecil. Agar lebih mudah, maka dapat dicontohkan sebagai berikut:
Perusahaan Adi Jaya memiliki kas kecil untuk pengeluaran rutin setiap awal bulan. Jadi, pada tanggal 1 September kas kecil mengalami pengisian sebesar Rp3.000.000 sebagai dana tetapnya. Maka, pencatatan kas kecilnya adalah:
| Tanggal | Nama Perkiraan | Debit | Kredit |
| Sep 1 | Kas kecil | Rp3.000.000 | |
| Kas | Rp3.000.000 |
Tiap awal bulan, Perusahaan Adi Jaya memiliki pengeluaran kas kecil sebagai berikut:
- Uang listrik: Rp250.000
- Uang upah: Rp300.000
- Uang telepon: Rp150.000
- Uang peralatan: Rp80.000
- Uang bahan baku: Rp250.000
Dengan dana tetap kas kecil sebesar Rp3.000.000, maka pencatatannya akan menjadi:
| Tanggal | Nama Perkiraan | Debit | Kredit |
| Sep 1 | Pembentukan kas kecil | Rp3.000.000 | |
| Sep 2 | Rekening listrik | Rp250.000 | |
| Sep 3 | Beban tenaga kerja | Rp300.000 | |
| Sep 4 | Rekening telepon | Rp150.000 | |
| Sep 5 | Beban peralatan | Rp80.000 | |
| Sep 6 | Beban bahan baku | Rp250.000 |
2. Metode fluktuatif
Cara atau metode yang kedua adalah metode fluktuatif. Pada dasarnya, metode ini digunakan untuk nominal yang fluktuatif karena menyesuaikan besaran uang yang dikeluarkan tiap transaksi. Mari kembali mengambil contoh dari Perusahaan Adi Jaya, maka bentuk catatan kas kecilnya menjadi:
| Tanggal | Nama Perkiraan | Debit | Kredit |
| Sep 1 | Pembentukan kas kecil | Rp3.000.000 | |
| Kas | Rp3.000.000 | ||
| Sep 2 | Rekening listrik | Rp250.000 | |
| Kas kecil | Rp250.000 | ||
| Sep 3 | Beban tenaga kerja | Rp300.000 | |
| Kas kecil | Rp300.000 | ||
| Sep 4 | Rekening telepon | Rp150.000 | |
| Kas kecil | Rp150.000 | ||
| Sep 5 | Beban peralatan | Rp80.000 | |
| Kas kecil | Rp80.000 | ||
| Sep 6 | Beban bahan baku | Rp250.000 | |
| Kas kecil | Rp250.000 |
Baca juga: Mengenal Catatan Atas Laporan Keuangan dan Contohnya!
Dokumen Termasuk Perlengkapan Administrasi yang Harus Disiapkan dalam Mengelola Kas Kecil
Hal penting selanjutnya untuk perlengkapan administrasi yang harus disiapkan dalam mengelola kas kecil adalah memperhatikan dokumen apa saja yang penting. Di sini, setidaknya ada lima jenis dokumen yang wajib dipersiapkan oleh perusahaan maupun individu yang memiliki unit usaha. Kelima dokumen tersebut antara lain:
1. Cek
Perlengkapan administrasi yang harus disiapkan dalam mengelola kas kecil adalah cek. Ini berkaitan dengan surat yang dikeluarkan bank untuk melakukan pembayaran. Baik itu kepada badan usaha maupun seseorang yang namanya tertera pada cek tersebut maupun pihak yang memegang cek.
2. Bukti kas keluar
Selanjutnya adalah bukti kas keluar. Tujuan adanya dokumen ini ialah sebagai informasi pemesanan barang yang dibayarkan secara tunai untuk pembukuan. Selain itu, juga berguna untuk pencatatan pada kas besar maupun kas kecil.
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen yang ketiga adalah permintaan pengeluaran kas kecil. Biasanya, bukti dokumen ini digunakan untuk bukti dari pemegang dana kas kecil. Namun, di lain sisi keberadaan permintaan pengeluaran kas kecil ini juga digunakan untuk bukti kas yang keluar. Bukti pengeluaran nantinya disimpan oleh pemegang kas kecil sesuai namanya.
4. Bukti pengeluaran kas kecil
Keempat, selain permintaan pengeluaran kas kecil, juga ada dokumen lainnya seperti bukti pengeluaran kas kecil. Pembuatannya bertujuan sebagai bentuk pertanggungjawaban dana kas kecil. Bukti ini dilampirkan pada dokumen lalu diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
5. Bukti pengisian kembali kas kecil
Kelima yakni bukti pengisian kembali kas kecil. Biasanya, bukti ini digunakan oleh pemegang saham dan dibuat oleh bagian keuangan perusahaan. Setelah bukti terbit maka akan diambilkan dana perusahaan untuk mengisi kas kecil atau petty cash.
Baca juga: Format Laporan Keuangan: Komponen Penting dan Cara Membuatnya
perlengkapan Administrasi yang Harus Disiapkan Dalam Mengelola Kas Kecil
Lantas, apa saja yang perlengkapan administrasi yang harus disiapkan dalam mengelola kas kecil? Dalam hal ini, ada paling tidak tujuh perlengkapan yang wajib diketahui oleh perusahaan. Di antaranya adalah:
- Jurnal pengeluaran kas
- Buku jurnal kas kecil
- Bukti pengeluaran perusahaan untuk kas kecil
- Buku untuk laporan penggunaan dana dari kas kecil
- Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil
- Formulir pengajuan pengeluaran kas kecil
- Alat menghitung dan alat tulis
Secara garis besar, kas kecil merupakan pengeluaran perusahaan dalam nominal kecil secara tunai. Agar penyusunan kas kecil usaha Anda semakin mudah, gunakan GoBiz. Dengan aplikasi GoBiz, seluruh transaksi keuangan dari kegiatan usaha Anda akan dicatat secara otomatis. Anda bahkan bisa mendapatkan laporan keuangan usaha secara berkala. Simak cara daftar GoBiz di sini!
